Einrichtung von Erfassungs Profilen

Stand: 03.09.2025

Capture Configurations sind ein zentraler Bestandteil von Smart Processing. Sie legen fest, wie Dokumente analysiert und welche Daten daraus extrahiert werden. Die extrahierten Daten bilden die Grundlage für konsistente, regelkonforme und sichere Prozesse.

Es stehen zwei Methoden zur Verfügung, um Dokumente zu analysieren und Daten zu extrahieren:

Content Understanding Capture Method
Document Intelligence Capture Method

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die benötigten AI Services eingerichtet sind.

Content Understanding erfordert den Content Understanding Service.
Document Intelligence erfordert den Document Intelligence Service.

Wichtig

Capture Configurations sind nur für Standarddokumente vorgesehen. Für XML- oder E-Mail-Dokumente stehen keine individuellen Capture Configurations zur Verfügung, da diese über vordefinierte Szenarien automatisch verarbeitet werden.

Capture Configuration erstellen

Folgen Sie diesen Schritten, um eine neue Capture Configuration anzulegen:

Starten Sie im Bereich Smart Processing Setup.
Wählen Sie im Menü Setups den Eintrag Capture Configuration.
Klicken Sie auf Create, um eine neue Konfiguration anzulegen.
Folgen Sie dem Wizard, um die Methode auszuwählen, Felder zu definieren und Prüfregeln zu hinterlegen.

Methoden im Überblick

Content Understanding (CU) Capture Method

Mit der CU-Methode definieren Sie anhand klarer Feldbeschreibungen, welche Daten aus einem Dokument extrahiert werden sollen.

Besonders geeignet bei variierenden oder komplexen Dokumentstrukturen.
Felder werden inhaltlich (semantisch) erkannt, unabhängig vom Layout.
Ideal, wenn der Fokus auf dem Inhalt statt dem Layout liegt.

Document Intelligence (DI) Capture Method

Die DI-Methode analysiert Dokumente layoutbasiert.

Verwendung von vortrainierten Modellen für typische Dokumentarten – ermöglicht einen schnellen Start.
Optional können eigene Modelle trainiert werden, um individuelle oder komplexe Layouts zuverlässig zu verarbeiten.
Geeignet, wenn das Layout stabil ist oder besonders hohe Genauigkeit erforderlich ist.

Welche Methode wann?

Szenario	Empfehlung	Begründung
Viele unterschiedliche Layouts, Fokus auf Inhalte	Content Understanding	Semantische Extraktion, robust gegenüber Layoutvarianten
Standardisierte Belege mit stabiler Struktur	Document Intelligence (prebuilt)	Schnell startklar, geringer Einrichtungsaufwand
Sehr spezielle oder komplexe Layouts, hohe Präzision erforderlich	Document Intelligence (Custom Model)	Maximale Stabilität durch Training, jedoch höherer Aufwand
Schnelles Prototyping oder kurze Iterationszyklen	Content Understanding	Felder einfach beschreiben und direkt testen

Empfehlung

Beginnen Sie mit Content Understanding, wenn Sie viele Layoutvarianten erwarten oder der Inhalt im Vordergrund steht. Nutzen Sie Document Intelligence (prebuilt) für einen schnellen Start. Setzen Sie Custom Models nur ein, wenn CU oder prebuilt-DI nicht ausreichend präzise Ergebnisse liefern.

Wie Erstellt man einen Content Understanding Analyzer?

Wenn Sie die Methode Content Understanding (CU) gewählt haben, können Sie direkt in Business Central einen neuen Analyzer erstellen und verwalten. Dafür steht eine eigene Konfigurationsseite zur Verfügung.

Diese Seite öffnen Sie entweder:

in der jeweiligen Capture Configuration über die Aktion AI Content Understanding Setup, oder
direkt über die Seite Smart Processing Setup.

In dieser Übersicht sehen Sie alle Analyzer, die bereits im Service existieren. Jeder Analyzer wird dort gespeichert und bei Änderungen automatisch neu synchronisiert.

Um nun einen Neuen Analyzer anzulegen führen Sie die folgenden Schritte aus:

Klicken Sie auf Neu, um einen Analyzer zu erstellen.
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für den Analyzer.
Definieren Sie auf Header- und Line-Ebene, welche Felder extrahiert werden sollen.

Für jedes Feld stehen folgende Angaben zur Verfügung:

Einstellung	Beschreibung
Field Name	Technischer Name des Feldes, das extrahiert werden soll. Oft reicht der Name allein, für bessere Ergebnisse empfiehlt sich eine detaillierte Beschreibung.
Field Description	Freitextbeschreibung, die den Kontext des Feldes erklärt. Formulieren Sie so, als würden Sie einem Menschen erklären, wo und wie das Feld zu finden ist.
Value Type	Erwarteter Datentyp des Feldes. Verfügbare Optionen: `String`, `Date`, `Number`, `Integer`.

Analyzer Aktionen

Aktion	Zweck
Schema Management → Import Process Template	Importiert die Felder direkt aus einem bestehenden Prozess-Template. Vorteil: Feldnamen sind identisch zum Template, wodurch das Matching später 100 % sicher ist. Außerdem wird garantiert, dass alle relevanten Felder im Analyzer erfasst sind.
Test Analyze Tool	Dient zum Testen während der Einrichtung. 1. Laden Sie ein Testdokument hoch. 2. Führen Sie die Aktion Run Test Analyze Tool aus. 3. Es wird ein temporärer Analyzer erstellt und eine Capture-Simulation gestartet. 4. Die Ergebnisse werden in einer Preview angezeigt.
Build Analyzer	Erstellt das finale Modell. Nur gebaute Analyzer können im Produktivbetrieb verwendet werden.

Analyzer Bearbeiten

Sie haben ebenfalls die möglichkeit bestehende Analyzer zu erweitern oder anzupassen. Dafür gehen Sie einfach in einen Analyzer rein und bearbeiten ihn ganz normal. Dann können Sie ebenfalls noch einmal den Analyzer testen und ihn neu Bauen.

Hinweise zum Build-Prozess:

Das Erstellen (Build) dauert in der Regel nur wenige Sekunden.
Über die Aktion Liste aktualisieren sehen Sie den aktuellen Status.
Bereits gebaute Analyzer sind sofort für die Feldextraktion verfügbar.

Best Practice

Nutzen Sie immer zuerst Import Process Template, bevor Sie manuell Felder definieren. So stellen Sie sicher, dass die Feldnamen exakt mit dem Template übereinstimmen und das Matching später fehlerfrei funktioniert.

Häufige Fragen

Brauche ich zwingend beide Methoden? Nein. Viele Szenarien lassen sich vollständig mit einer Methode umsetzen. Mischszenarien, z. B. DI für Standardrechnungen und CU für Sonderformate, sind aber möglich.

Was passiert, wenn kein Service eingerichtet ist oder Zugangsdaten ungültig sind? Beim Starten einer Aktion wird eine Fehlermeldung angezeigt, die beschreibt, welcher Service fehlt oder welche Einstellungen überprüft werden müssen.

Zusammenfassung

Capture Configurations steuern, wie Daten aus Dokumenten extrahiert werden.
Content Understanding ist flexibel, semantisch und ideal bei variierenden Layouts.
Document Intelligence ist layoutorientiert, schnell mit Prebuilt-Modellen und besonders robust mit Custom Models.
Wählen Sie die Methode basierend auf Layoutvielfalt, Einrichtungsaufwand und genauem Anwendungsfall.