Einrichtung der Zugriffskontrolle

Mit der Zugriffskontrolle ist es möglich, Teile von Document Central auf eine definierte Gruppe zu beschränken. Die Zugriffskontrolle kann in verschiedenen Bereichen und für unterschiedliche Funktionen konfiguriert werden, indem die Gruppen in Document Central verwendet werden. Dies ermöglicht es, den Zugriff auf Dokumentenbereiche zu beschränken oder die Nutzung spezifischer Inhaltstypen zu verhindern, zum Beispiel.

Die Zugriffskontrolle für Dokumente ist in die folgenden vier Ebenen unterteilt:

Dokumentenbibliothek: Steuern Sie den Zugriff auf die gesamte Dokumentenbibliothek innerhalb von Document Central.
Inhaltstypen: Beschränken Sie die Nutzung und den Zugriff auf spezifische Inhaltstypen.
Inhaltstypen in einer Dokumentenbibliothek: Beschränken Sie die Nutzung und den Zugriff auf spezifische Inhaltstypen in einer Dokumentenbibliothek.
Metadaten: Definieren Sie Zugriffsberechtigungen für einzelne Metadaten innerhalb von Document Central.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Sie die Erstellung der Dokumentenbibliothek, der Inhaltstypen, der Metadaten und der Benutzergruppen abgeschlossen haben müssen, je nachdem, welche Zugriffskontrolle Sie definieren möchten, um fortzufahren.

Um die Zugriffskontrolle zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Compliance und führen Sie die Aktion Compliance Setup aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriffskontrolle aktivieren.
Die Zugriffskontrolle ist nun aktiviert.

Einrichtung der Zugriffskontrolle für eine Dokumentenbibliothek

Um die Zugriffskontrolle für Dokumentenbibliotheken zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Dokumentenbibliotheken aus.
Klicken Sie auf den Dokumentenbibliothekscode Code, der mit der Zugriffskontrolle konfiguriert werden soll.
Führen Sie die Aktion Zugriffskontrollen in der Menüleiste aus.
Geben Sie den Gruppencode im Feld Benutzergruppencode ein.
Definieren Sie die Werte für die Zugriffskontrolle der Gruppe in den Feldern Lesen, Schreiben und Löschen.
Die Zugriffskontrolle ist nun für die definierte Benutzergruppe aktiviert.

Erläuterung

Lesen: Die Leseberechtigung bestimmt, ob Benutzer die in der Dokumentenbibliothek archivierten Dokumente sehen können. Wenn ein Benutzer keine Leseberechtigung für eine Dokumentenbibliothek hat, kann er Document Central nicht verwenden, um die Dokumente in dieser Bibliothek anzuzeigen.
Schreiben: Die Schreibberechtigung bestimmt, ob Benutzer Dokumente in der Dokumentenbibliothek archivieren können. Wenn ein Benutzer Leseberechtigung, aber keine Schreibberechtigung für die Dokumentenbibliothek hat, kann er die in der Dokumentenbibliothek archivierten Dokumente sehen, aber keine neuen Dokumente hinzufügen.
Löschen: Die Löschberechtigung bestimmt, ob Benutzer die in der Dokumentenbibliothek archivierten Dokumente löschen können. Wenn ein Benutzer keine Löschberechtigung für eine Dokumentenbibliothek hat, kann er keine Dokumente löschen, die in dieser Bibliothek archiviert sind.
Aufbewahrungskennzeichnung bearbeiten: Die Berechtigung zum Bearbeiten der Aufbewahrungskennzeichnung bestimmt, ob Benutzer die Aufbewahrungskennzeichnung für in der Dokumentenbibliothek archivierte Dokumente bearbeiten können. Wenn ein Benutzer keine Berechtigung zum Bearbeiten der Aufbewahrungskennzeichnung für eine Dokumentenbibliothek hat, kann er die Aufbewahrungskennzeichnung für kein in dieser Bibliothek archiviertes Dokument bearbeiten.

Für Dokumente, die über eine Beziehung oder eine zusätzliche Suche angezeigt werden, gelten die Zugriffskontrollen des Ursprungsdokuments. Das bedeutet, dass wenn ein Benutzer Leseberechtigung für eine Dokumentenbibliothek hat und das Dokument über eine Beziehung in einer anderen Dokumentenbibliothek ohne Leseberechtigung angezeigt wird, das Dokument trotzdem angezeigt wird.

Einrichtung der Zugriffskontrolle für Inhaltstypen

Um die Zugriffskontrolle für Inhaltstypen zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Inhaltstypen aus.
Klicken Sie auf den Inhaltstypnamen Name, der mit der Zugriffskontrolle konfiguriert werden soll.
Führen Sie die Aktion Zugriffskontrollen in der Menüleiste aus.
Geben Sie den Gruppencode im Feld Benutzergruppencode ein.
Definieren Sie die Werte für die Zugriffskontrolle der Gruppe in den Feldern Lesen, Schreiben und Löschen.
Die Zugriffskontrolle ist nun für die definierte Benutzergruppe aktiviert.

Wichtig

Die Zugriffskontrolle auf Inhaltstyp-Ebene überschreibt die auf Dokumentenbibliotheks-Ebene definierte Zugriffskontrolle.

Einrichtung der Zugriffskontrolle für Inhaltstypen in einer spezifischen Dokumentenbibliothek

Um die Zugriffskontrollen für einen Inhaltstyp in einer spezifischen Dokumentenbibliothek zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Dokumentenbibliotheken aus.
Klicken Sie auf den Dokumentenbibliothekscode Code, der mit der Zugriffskontrolle konfiguriert werden soll.
Navigieren Sie zum Abschnitt Inhaltstypen.
Wählen Sie den Inhaltstyp, für den die Zugriffskontrollen aktiviert werden sollen, und führen Sie die Aktion Zugriffskontrollen aus.
Geben Sie den Gruppencode im Feld Benutzergruppencode ein.
Definieren Sie die Werte für die Zugriffskontrolle der Gruppe in den Feldern Lesen, Schreiben und Löschen.
Die Zugriffskontrolle ist nun für die definierte Benutzergruppe aktiviert.

Wichtig

Die Zugriffskontrolle auf Inhaltstyp-Ebene in einer Dokumentenbibliothek überschreibt die auf Dokumentenbibliotheks- und Inhaltstyp-Ebene definierte Zugriffskontrolle.

Erläuterung

Lesen: Die Leseberechtigung bestimmt, ob Benutzer Dokumente sehen können, die mit dem Inhaltstyp archiviert wurden. Wenn ein Benutzer keine Leseberechtigung für einen Inhaltstyp hat, kann er die mit diesem Inhaltstyp archivierten Dokumente nicht sehen.
Schreiben: Die Schreibberechtigung bestimmt, ob Benutzer Dokumente mit dem Inhaltstyp archivieren können. Wenn ein Benutzer Leseberechtigung, aber keine Schreibberechtigung für einen Inhaltstyp hat, kann er die mit diesem Inhaltstyp archivierten Dokumente sehen, aber diesen Inhaltstyp nicht für neue Dokumente auswählen, die er archivieren möchte.
Löschen: Die Löschberechtigung bestimmt, ob Benutzer Dokumente löschen können, die mit dem Inhaltstyp archiviert wurden. Wenn ein Benutzer keine Löschberechtigung für einen Inhaltstyp hat, kann er keine Dokumente löschen, die mit diesem Inhaltstyp archiviert wurden.
Aufbewahrungskennzeichnung bearbeiten: Die Berechtigung zum Bearbeiten der Aufbewahrungskennzeichnung bestimmt, ob Benutzer die Aufbewahrungskennzeichnung für Dokumente bearbeiten können, die mit dem Inhaltstyp archiviert wurden. Wenn ein Benutzer keine Berechtigung zum Bearbeiten der Aufbewahrungskennzeichnung für einen Inhaltstyp hat, kann er die Aufbewahrungskennzeichnung für kein mit diesem Inhaltstyp archiviertes Dokument bearbeiten.

Wenn ein Benutzer keine Zugriffskontrollen für eine Dokumentenbibliothek hat, aber Zugriffskontrollen für einen in der Dokumentenbibliothek oder allgemein definierten Inhaltstyp hat, kann er Dokumente mit diesem Inhaltstyp basierend auf den konfigurierten Zugriffskontrollen anzeigen, schreiben oder löschen.

Einrichtung der Zugriffskontrolle für Metadaten

Um die Zugriffskontrollen für Metadaten zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Metadatenverwaltung aus.
Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
Wählen Sie die Metadaten, für die die Zugriffskontrollen aktiviert werden sollen, und führen Sie die Aktion Zugriffskontrollen aus.
Geben Sie den Gruppencode im Feld Benutzergruppencode ein.
Definieren Sie die Werte für die Zugriffskontrolle der Gruppe in den Feldern Lesen und Bearbeiten.
Die Zugriffskontrolle ist nun für die definierte Benutzergruppe aktiviert.

Erläuterung

Lesen: Die Leseberechtigung bestimmt, ob Benutzer die Metadaten anzeigen können. Wenn ein Benutzer keine Leseberechtigung für spezifische Metadaten hat, kann er diese Metadaten beim Archivieren eines Dokuments nicht sehen, was dazu führt, dass der Metadatenwert für das Dokument leer bleibt.
Bearbeiten: Die Bearbeitungsberechtigung bestimmt, ob Benutzer den Wert der Metadaten ändern können. Wenn ein Benutzer keine Bearbeitungsberechtigung für spezifische Metadaten hat, kann er den Metadatenwert beim Archivieren eines Dokuments nicht ändern. Dies bedeutet, dass wenn ein Standardwert für die Metadaten definiert ist, der Benutzer diesen nicht ändern kann.

Wenn eine einzelne Gruppe in der Gruppenzugriffskontrolle angegeben ist, haben Benutzer, die nicht in dieser Gruppe enthalten sind, keine Zugriffskontrollen für das konfigurierte Level.