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Arbeiten mit Aufbewahrungsetiketten

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Sie die notwendige Einrichtung für Ihr ausgewähltes Repository abgeschlossen haben müssen, um fortzufahren. Die notwendigen Ressourcen für die Einrichtung von Aufbewahrungsetiketten in Document Central finden Sie in der Dokumentation Einrichtung von Aufbewahrungsbezeichnungen.

Wie man Aufbewahrungsetiketten manuell setzt

Wenn die Aufbewahrungsetiketten korrekt über die Einrichtung von Aufbewahrungsetiketten eingerichtet wurden, werden alle Etiketten automatisch den richtigen Dokumenten zugewiesen, wodurch die notwendige Compliance für das Dokument gewährleistet wird.

Es kann jedoch vom Administrator unter der Manuellen Einrichtung von Aufbewahrungsetiketten definiert werden, ob die Benutzer das Aufbewahrungsetikett manuell bei der Dokumentenspeicherung ändern dürfen.

Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um manuell ein Aufbewahrungsetikett für ein Dokument beim Speichern über das Document Central-Faktenkästchen zu setzen:

  1. Starten Sie im Faktenkästchen Document Central - Dropzone.
  2. Ziehen Sie ein Dokument per Drag & Drop oder speichern Sie es in der Document Central - Dropzone.
  3. Nachdem die Seite Document Central - Dokumentendefinition geöffnet wurde, erscheint im unteren Teil der Seite ein neuer Bereich namens Document Central - Zusätzliche Informationen.
  4. Je nach Einrichtung können Sie hier entweder nur ein Aufbewahrungsetikett sehen oder ein Aufbewahrungsetikett auswählen und die Datei hochladen.

Hinweis

Document Central-Administratoren haben auch die Möglichkeit, nach der ursprünglichen Speicherung ein Aufbewahrungsetikett für ein Dokument zu setzen. Dazu finden Sie die neue Aktion Aufbewahrungsetikett setzen im Document Central-Datengitter. Führen Sie diese Aktion aus, um ein Aufbewahrungsetikett für ein ausgewähltes Dokument zu setzen.

Wie man Aufbewahrungsetiketten im Nachhinein setzt

Falls Sie Document Central bereits ohne die Funktion der Aufbewahrungsetiketten genutzt haben, möchten Sie vielleicht die bestehenden Document Central-Dokumente im Nachhinein etikettieren. In diesem Fall kann der sogenannte Retention Crawler verwendet werden. Der Retention Crawler ist eine eigene Warteschlange, die über die bestehenden Dokumenteneinträge läuft und die Etiketten gemäß der Konfiguration der Aufbewahrungsetiketten anwendet.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Aufbewahrungsetiketten mit dem Retention Crawler auf die bestehenden Dokumente anzuwenden. Die automatische und die manuelle Methode.

Versionen in Azure Blob Storage mit Aufbewahrungetiketten versehen

Bei Verwendung eines Repositories vom Typ Azure Blob Storage können auch einzelne Versionen von Dokumenten mit Aufbewahrungsetiketten manuell oder automatisch versehen werden.

Zu diesem Zweck steht in den Compliance-Einstellungen die Option „Nach Version durchsuchen“ zur Verfügung. Wenn diese Option aktiviert ist, durchsucht die Document Central Job Queue - Retention Crawler zusätzlich die Versionen von Dokumenten im Azure Blob Storage und erfasst die dort hinterlegten Retention Labels.

Info

  • Jede Version eines Dokuments kann ein eigenes Aufbewahrungsetikett enthalten.
  • Retention Labels für alle Versionen sichtbar und nachvollziehbar.
  • Die Retention Labels für die einzelnen Versionen können ggf. synchronisiert.

Automatische Etikettierung

Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um Aufbewahrungsetiketten automatisch auf bereits gespeicherte Dokumente anzuwenden, indem Sie den Document Central - Retention Crawler verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Dokumentation Einrichtung des Retention Crawlers abgeschlossen haben.

  1. Die Jobwarteschlange Document Central Job Queue - Retention Crawler sollte automatisch durchlaufen (Wenn nicht, kann die Jobwarteschlange manuell auf der Seite Jobwarteschlangeneinträge ausgelöst werden).
  2. Nachdem die Document Central Job Queue - Retention Crawler durchgelaufen ist, werden Ihre Dokumente automatisch in die Aufbewahrungswarteschlange mit einem gegebenen Aufbewahrungsetikett basierend auf Ihrer Konfiguration verschoben.

Manuelle Etikettierung

Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um manuell Aufbewahrungsetiketten auf bereits gespeicherte Dokumente anzuwenden, indem Sie die Crawler-Funktion verwenden.

  1. Starten Sie im Rollencenter Document Central - Administrator.
  2. Öffnen Sie die Seite Document Central - Crawler-Liste über die Aktion Retention Crawler im Abschnitt Retention Label-Aktivitäten.
  3. Verwenden Sie die Aktion Crawling starten, um nach Dokumenten zu suchen, die gemäß ihrer Konfiguration etikettiert werden können.
  4. Wählen Sie die Dokumente aus, denen Sie das angezeigte Aufbewahrungsetikett hinzufügen möchten, und verwenden Sie die Aktion Zur Aufbewahrungswarteschlange hinzufügen, um die Dokumente zur Aufbewahrungswarteschlange hinzuzufügen.
  5. Nachdem die Dokumente zur Aufbewahrungswarteschlange hinzugefügt wurden, sollte die Document Central Job Queue - Set Retention Label automatisch durchlaufen (Wenn nicht, kann die Jobwarteschlange manuell auf der Seite Jobwarteschlangeneinträge ausgelöst werden).

Info

Neben der Crawling-Funktion kann eine Aktion im Datengitter oder auf der Seite Dokumenteneinträge verwendet werden, um manuell ein Aufbewahrungsetikett auf ein Dokument zu setzen.

Wie man sieht, welche Aufbewahrungsetiketten zugewiesen wurden

Info

Um zu sehen, welches Dokument ein Aufbewahrungsetikett enthält, gibt es die Seite Dokumenteneinträge, auf der Sie in einer Tabelle sehen können, ob Ihr Dokument etikettiert ist. Auch in unserem Document Central-Datengitter sehen Sie eine Spalte Aufbewahrungsetikett. Hier können Sie auch sehen, ob und welches Aufbewahrungsetikett gesetzt wurde.

Wie man sieht, welche Aufbewahrungsetiketten in Zukunft zugewiesen werden

Um zu sehen, welche Dokumente in Zukunft etikettiert werden, gibt es die Seite Aufbewahrungswarteschlange, auf der Sie sehen können, ob Ihr Dokument etikettiert wird. Auf dieser Seite wird der Etikettierungsprozess mit einem Statusfeld angezeigt. Wenn ein Eintrag in der Aufbewahrungswarteschlange während des Etikettierungsprozesses auf einen Fehler stößt, kann der Fehler auf der Seite Document Central - Protokoll eingesehen werden. Ein Eintrag in der Aufbewahrungswarteschlange wird auf zwei Arten erstellt.

Info

Wenn ein Dokument manuell etikettiert wird, wird nur dann ein Eintrag in der Aufbewahrungswarteschlange erstellt, wenn das Feld Set Retention After ausgefüllt ist oder indem das Etikettierungsdatum in der Zukunft innerhalb des Upload-Prozesses gesetzt wird.

Siehe auch