Arbeiten mit Aufbewahrungsbezeichnung
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass Sie die notwendige Einrichtung für Ihr ausgewähltes Repository abgeschlossen haben müssen, um fortzufahren. Die notwendigen Ressourcen für die Einrichtung von Aufbewahrungsbezeichnung in Document Central finden Sie in der Dokumentation Einrichtung von Aufbewahrungsbezeichnungen.
Wie man Aufbewahrungsbezeichnung manuell setzt
Wenn die Aufbewahrungsbezeichnung korrekt über die Einrichtung von Aufbewahrungsbezeichnung eingerichtet wurden, werden alle bezeichnungen automatisch den richtigen Dokumenten zugewiesen, wodurch die notwendige Compliance für das Dokument gewährleistet wird.
Es kann jedoch vom Administrator unter der Manuellen Einrichtung von Aufbewahrungsbezeichnung definiert werden, ob die Benutzer das Aufbewahrungsbezeichnung manuell bei der Dokumentenspeicherung ändern dürfen.
Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um manuell ein Aufbewahrungsbezeichnung für ein Dokument beim Speichern über das Document Central-Factbox zu setzen:
- Starten Sie in einem Factbox Bereich in Document Central.
- Ziehen Sie ein Dokument per Drag & Drop oder speichern Sie es in der Document Central - Dropzone.
- Nachdem die Seite Document Central - Dokumentendefinition geöffnet wurde, erscheint im unteren Teil der Seite ein neuer Bereich namens Document Central - Zusätzliche Informationen.
- Je nach Einrichtung können Sie hier entweder nur ein Aufbewahrungsbezeichnung sehen aber nicht bearbeiten oder ein Aufbewahrungsbezeichnung bearbeiten oder auswählen und die Datei hochladen.
Hinweis
Document Central-Administratoren haben auch die Möglichkeit, nach der ursprünglichen Speicherung ein Aufbewahrungsbezeichnung für ein Dokument zu setzen. Dazu finden Sie die neue Aktion Aufbewahrungssbezeichnung einstellen im Document Central-Datagrid. Führen Sie diese Aktion aus, um ein Aufbewahrungsbezeichnung für ein ausgewähltes Dokument zu setzen.
Wie man Aufbewahrungsbezeichnung im Nachhinein setzt
Falls Sie Document Central bereits ohne die Funktion der Aufbewahrungsbezeichnung genutzt haben, möchten Sie vielleicht die bestehenden Document Central-Dokumente im Nachhinein etikettieren. In diesem Fall kann der sogenannte Retention Crawler verwendet werden. Der Retention Crawler ist eine eigene Warteschlange, die über die bestehenden Dokumenteneinträge läuft und die Etiketten gemäß der Konfiguration der Aufbewahrungsbezeichnung anwendet.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Aufbewahrungsbezeichnung mit dem Retention Crawler auf die bestehenden Dokumente anzuwenden. Die automatische und die manuelle Methode.
Automatisches setzten von Aufbewahrungsbezeichnungen
Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um Aufbewahrungsbezeichnung automatisch auf bereits gespeicherte Dokumente anzuwenden, indem Sie den Document Central - Retention Crawler verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Dokumentation Einrichtung des Retention Crawlers abgeschlossen haben.
- Die Aufgabenwarteschlange Document Central Job Queue - Retention Crawler sollte automatisch durchlaufen (Wenn nicht, kann die Aufgabenwarteschlange Document Central Job Queue- Retention Crawler manuell auf der Seite Aufgabenwarteschlangenposten ausgelöst werden).
- Nachdem die Document Central Job Queue - Retention Crawler durchgelaufen ist, werden Ihre Dokumente automatisch in die Aufbewahrungswarteschlange mit einem gegebenen Aufbewahrungsbezeichnung basierend auf Ihrer Konfiguration verschoben.
Manuelles setzten von Aufbewahrungsbezeichnungen durch den Retention Crawler
Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um manuell Aufbewahrungsbezeichnung auf bereits gespeicherte Dokumente anzuwenden.
- Starten Sie im Rollencenter Document Central - Administrator.
- Öffnen Sie die Seite Document Central - Crawler-Liste über die Aktion Retention Crawler im Abschnitt Retention Label-Aktivitäten.
- Verwenden Sie die Aktion Crawling starten, um nach Dokumenten zu suchen, die gemäß ihrer Konfiguration etikettiert werden können.
- Wählen Sie die Dokumente aus, denen Sie das angezeigte Aufbewahrungsbezeichnung hinzufügen möchten, und verwenden Sie die Aktion Zur Aufbewahrungswarteschlange hinzufügen, um die Dokumente zur Aufbewahrungswarteschlange hinzuzufügen.
- Nachdem die Dokumente zur Aufbewahrungswarteschlange hinzugefügt wurden, sollte die Document Central Job Queue - Set Retention Label automatisch durchlaufen (Wenn nicht, kann die Jobwarteschlange manuell auf der Seite Jobwarteschlangeneinträge ausgelöst werden). Neben der Crawling-Funktion kann eine Aktion im Datengitter oder auf der Seite Dokumenteneinträge verwendet werden, um manuell ein Aufbewahrungsbezeichnung auf ein Dokument zu setzen.
Manuelles setzten von Aufbewahrungsbezeichnungen
Falls Sie ein Dokument abgelegt haben und ihm nachträglich eine Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten, können Sie dies auch manuell tun. In jeder Dokumentenansicht wurde eine Aktion Aufbewahrungsbezeichnung hinzugefügt, über die Sie Aufbewahrungsbezeichnungen manuell vergeben können.
Wichtig
Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen nur als Compliance-Administrator vergeben, wenn Sie SharePoint nutzen. Aktivieren Sie in den Benutzereinstellungen die Option Compliance-Administrator und in der Compliance-Einrichtung das manuelle Vergeben von Aufbewahrungsbezeichnungen.
Folgen Sie diesen Schritten, um eine Aufbewahrungsbezeichnung manuell zu vergeben:
- Starten Sie im Document Central - Administrator Rollen Center.
- Öffnen Sie einen Bereich mit Document Central Factbox indem Sie ein Aufbewahrungsbezeichnung manuell vergeben möchten.
- Wählen Sie das Dokument aus.
- In jeder Ansicht (Datagrid, Page und Listview) ist eine Aufbewahrungsbezeichnung Aktion.
- Sie können:
- Ein Aufbewahrungsbezeichnung vergeben
- Eine Aufbewahrungsbezeichnung entfernen
- Eine Aufbewahrungsbezeichnung verändern (Nur wenn sie in der Retention Queue steht und noch nicht Bezeichnet wurde)
Versionen in Azure Blob Storage mit Aufbewahrungetiketten versehen
Bei Verwendung eines Repositories vom Typ Azure Blob Storage können auch einzelne Versionen von Dokumenten mit Aufbewahrungsbezeichnung manuell oder automatisch versehen werden.
Zu diesem Zweck steht in den Compliance-Einstellungen die Option „Nach Version durchsuchen“ zur Verfügung. Wenn diese Option aktiviert ist, durchsucht die Document Central Job Queue - Retention Crawler zusätzlich die Versionen von Dokumenten im Azure Blob Storage und erfasst die dort hinterlegten Retention Labels.
Info
- Jede Version eines Dokuments kann ein eigenes Aufbewahrungsbezeichnung enthalten.
- Retention Labels für alle Versionen sichtbar und nachvollziehbar.
- Die Retention Labels für die einzelnen Versionen können ggf. synchronisiert.
Wie man sieht, welche Aufbewahrungsbezeichnung zugewiesen wurden
Info
Um zu sehen, welches Dokument ein Aufbewahrungsbezeichnung enthält, gibt es die Seite Dokumenteneinträge, auf der Sie in einer Tabelle sehen können, ob Ihr Dokument etikettiert ist. Auch in unserem Document Central-Datengitter sehen Sie eine Spalte Aufbewahrungsbezeichnung. Hier können Sie auch sehen, ob und welches Aufbewahrungsbezeichnung gesetzt wurde.
Wie man sieht, welche Aufbewahrungsbezeichnung in Zukunft zugewiesen werden
Um zu sehen, welche Dokumente in Zukunft etikettiert werden, gibt es die Seite Aufbewahrungswarteschlange, auf der Sie sehen können, ob Ihr Dokument etikettiert wird. Auf dieser Seite wird der Etikettierungsprozess mit einem Statusfeld angezeigt. Wenn ein Eintrag in der Aufbewahrungswarteschlange während des Etikettierungsprozesses auf einen Fehler stößt, kann der Fehler auf der Seite Document Central - Protokoll eingesehen werden. Ein Eintrag in der Aufbewahrungswarteschlange wird auf zwei Arten erstellt.
Info
Wenn ein Dokument manuell etikettiert wird, wird nur dann ein Eintrag in der Aufbewahrungswarteschlange erstellt, wenn das Feld Set Retention After ausgefüllt ist oder indem das Etikettierungsdatum in der Zukunft innerhalb des Upload-Prozesses gesetzt wird.
Ändern eines Aufbewahrungsbezeichnungs
Document Central ermöglicht in bestimmten Szenarien das Ändern eines Aufbewahrungsbezeichnungs. Dies wird sowohl für bereits etikettierte Dokumente als auch für Einträge in der Aufbewahrungswarteschlange unterstützt.
Aufbewahrungswarteschlange
Wenn ein Eintrag in der Aufbewahrungswarteschlange für ein Dokument vorhanden ist und weder abgebrochen noch bereits etikettiert wurde, können Sie die Aktion Aufbewahrungsbezeichnung ändern verwenden. Dies funktioniert sowohl für SharePoint- als auch für Azure Blob Storage Repositories.
Die folgenden Schritte sind erforderlich, um ein Aufbewahrungsbezeichnung in der Aufbewahrungswarteschlange zu ändern:
- Starten Sie im Rollencenter Document Central - Administrator.
- Öffnen Sie die Seite Document Central - Retention Queue über die Kacheln der Aufbewahrungswarteschlange im Abschnitt Retention Label Aktivitäten.
- Verwenden Sie die Aktion Aufbewahrungsbezeichnung ändern, um den Dialog zu öffnen.
- Wählen Sie das neue Aufbewahrungsbezeichnung aus, das dem Dokument zugewiesen werden soll.
- Klicken Sie auf OK, um das neue Aufbewahrungsbezeichnung anzuwenden.
Info
Hier kann nur das angewendete Aufbewahrungsbezeichnung geändert werden, die Aufbewahrungsdauer ist nicht bearbeitbar. Das Etikettierungsdatum über die Aufbewahrungswarteschlange kann nicht geändert werden. Die im Auswahldialog angezeigten Start- und Endzeiten spiegeln die tatsächliche Etikettierungsdauer wider und können nicht angepasst werden.
Dokumenteintrag
Wenn ein Dokumenteintrag bereits etikettiert ist, können Sie sein Aufbewahrungsbezeichnung ebenfalls ändern. Dies ist nur mit einem SharePoint Repository möglich und der Eintrag darf nicht als Regulatory Record (regulatorischer Datensatz) markiert sein.
Die folgenden Schritte sind erforderlich, um ein Aufbewahrungsbezeichnung an einem Dokumenteintrag zu ändern:
- Starten Sie im Rollencenter Document Central - Administrator.
- Öffnen Sie die Seite Document Central - Document Entries über den Abschnitt Repository in Aktionen.
- Wählen Sie einen Dokumenteintrag aus und verwenden Sie die Aktion Aufbewahrungsbezeichnung ändern.
- Wählen Sie das neue Aufbewahrungsbezeichnung aus, das dem Dokument zugewiesen werden soll.
- Klicken Sie auf OK, um das neue Aufbewahrungsbezeichnung anzuwenden.
Info
Das Startdatum des Aufbewahrungsbezeichnungs kann hier nicht konfiguriert werden, und eine ggf. am Etikett konfigurierte "Set Retention Label After" Dauer wird ignoriert. Die Etikettierung beginnt sofort, sobald Sie die Änderung anwenden.