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Einrichten von Aufbewahrungsbezeichnungen SharePoint

Beim Verwenden des Repository-Typs SharePoint wird die Aufbewahrungsbezeichnungsfunktion von Azure verwendet, um Bezeichnungen zu erstellen, die Dokumente als sogenannte regulatorische Aufzeichnungen kennzeichnen. Diese Bezeichnungen werden dann SharePoint zugewiesen. Um diese Bezeichnungen zu erstellen, werden das Azure Compliance Center und PowerShell verwendet. Befolgen Sie diese Schritte, um eine neue Aufbewahrungsbezeichnung im Compliance Center zu erstellen:

Wichtig

Es wird zugriff auf das Purview Center benötigt. Dies ist ab der Microsoft 365 Business Premium Lizenz oder einem E3/E5 Plan inbegriffen (Stand 01.03.2025).

Bitte prüfen Sie dennoch stets, ob der Zugriff auf das Purview Center in Ihrem aktuellen Lizenzplan enthalten ist, da sich Lizenzbestimmungen ändern können. Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Microsoft-Website.

Erstellen einer Aufbewahrungsbezeichnung

  1. Starten Sie im Document Central - Administrator Rollen Center.
  2. Navigieren Sie durch den Menüpunkt Compliance zu den Aufbewahrungsbezeichnungen.
  3. Führen Sie die Aktion Aufbewahrungsbezeichnungen erstellen aus.
  4. Ein Meldungsfenster öffnet sich und bei Bestätigung, leitet Sie diese Aktion zu Microsoft Purview weiter.
    • Möglicherweise landen Sie in einem Fenster Welcome to the new Microsoft Purview portal! Klicken sie hier auf Get Started.
  5. Wenn Sie sich noch nicht auf der Bezeichnung Seite befinden dann können Sie sie erreichen durch navigieren zu Datenlebenszyklusverwaltung -> Aufbewahrungsbezeichnung.
  6. Führen Sie die Aktion Bezeichnung erstellen in der Menüleiste aus. Die Aktion befindet sich hinter einem Plus Icon.
  7. Befolgen Sie Microsofts Anweisungen, um Ihre Bezeichnung zu erstellen, oder folgen Sie den nächsten Schritten.
  8. Benennen Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnung. Dies ist der Name der Bezeichnung, die Ihre Benutzer in Document Central sehen werden, in denen sie veröffentlicht wird (z. B. Outlook, SharePoint und OneDrive). Denken Sie also daran, einen Namen zu wählen, der ihnen hilft zu verstehen, wofür sie verwendet wird. (z.B. 11 Jahre Speicherung)
  9. Sie können im Feld Beschreibung für Benutzer eine Beschreibung hinzufügen, die in Document Central für Benutzer sichtbar ist. Sie können auch das Feld Beschreibung für Administratoren nutzen, allerdings können Sie diese Beschreibung nur in Purview einsehen.
  10. Klicken Sie auf Weiter.
  11. Sie können nun eine Bezeichnungseinstellung definieren:
    • Elemente für immer oder einen bestimmten Zeitraum aufbewahren
    • Erzwingen von Aktionen nach einem bestimmten Zeitraum
    • Nur Elemente beschriften Entscheiden Sie, was mit dem Dokument passieren soll, wenn die Aufbewahrungszeit abgelaufen ist.
  12. Wählen Sie eine gewünschte Bezeichnungseinstellung aus und klicken Sie auf Weiter.
  13. Im nächsten Schritt definieren Sie den Aufbewahrungszeitraum. Ihnen werden bereits vordefinierte Zeiträume angeboten, die Sie über das Dropdown-Menü auswählen können. Alternativ können Sie auch eine benutzerdefinierte Zeit festlegen, die ebenfalls im Dropdown-Menü verfügbar ist.
  14. Wählen Sie aus, wann der Aufbewahrungszeitraum beginnen soll. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:
    • Zeitpunkt der Erstellung von Elementen
    • Zeitpunkt wann Elemente beschriftet werden.
  15. Wenn Sie Elemente für immer oder einen bestimmten Zeitraum aufbewahren ausgewählt haben, müssen Sie nun auswählen, was mit dem Dokument nach dem Aufbewahrungszeitraum passieren soll:
    • Elemente automatisch löschen
    • Bezeichnung ändern
    • Aufbewahrungseinstellung deaktivieren
  16. Wenn Sie Erzwingen von Aktionen nach einem bestimmten Zeitraum ausgewählt haben, müssen Sie nun auswählen, welche Aktion nach der Aufbewahrungszeit ausgeführt werden soll:
    • Elemente automatisch löschen
    • Bezeichnung ändern
  17. Klicken Sie auf Weiter.
  18. Wenn Sie Bezeichnung ändern ausgewählt haben, dann können Sie durch klicken auf das + eine Ersatztbezeichnung auswählen.
  19. Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer erstellten Aufbewahrungsbezeichnung. Mit Bezeichnung erstellen können Sie die Erstellung abschließen.
  20. Als nächstes werden Sie gefragt, ob Sie die Bezeichnungen direkt veröffentlichen möchten. Falls Sie weitere Bezeichnungen für weitere Einstellungen benötigen, wählen Sie Nein und wiederholen Sie die Schritte zur Erstellung der Bezeichnung. Andernfalls können Sie mit der Veröffentlichung fortfahren.

Bezeichnungseinstellung Microsoft Purview die Document Central unterstützt

Option Aktion Beschreibung Document Central
Elemente für immer oder einen bestimmten Zeitraum aufbewahren Elemente automatisch löschen Beschriftete Elemente werden dauerhaft entfernt, überall dort, wo sie gespeichert sind. Automatic Deletion
Bezeichnung ändern Nach ablauf der Aufbewahrungsbezeichnung können Sie entscheiden, ob das Element eine neue Bezeichnung bekommt wodurch der Aufbewahrungszeitraum sich verlängert. Je nach ausgewählter Nachfolge-Aufbewahrungsbezeichnung Retain Item/Automatic Deletion
Aufbewahrungseinstellung deaktivieren Wenn die Aufbewahrungseinstellungen deaktiviert sind, werden Elemente mit Bezeichnungen weder automatisch aufbewahrt noch gelöscht. Alle Elemente, die Sie entfernen möchten, müssen manuell gelöscht werden. Retain Items
Erzwingen von Aktionen nach einem bestimmten Zeitraum Elemente automatisch löschen Beschriftete Elemente werden dauerhaft entfernt, überall dort, wo sie gespeichert sind. Automatic Deletion
Bezeichnung ändern Nach ablauf der Aufbewahrungsbezeichnung können Sie entscheiden, ob das Element eine neue Bezeichnung bekommt wodurch der Aufbewahrungszeitraum sich verlängert. Je nach ausgewählter Nachfolge-Aufbewahrungsbezeichnung Retain Item/Automatic Deletion
Nur Elemente beschriften Elemente werden nur beschriftet Die Elemente werden nicht aufbewahrt, und Benutzer können sie weder bearbeiten, verschieben noch löschen. Just Label

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Erstellen von Aufbewahrungsbezeichnungen finden Sie in der Microsoft Dokumentation.

Einrichten von regulatorischen Aufzeichnungen in Azure

„Regulatory Records“ ist eine Funktion in Microsoft Purview Records Management, die verwendet wird, um Dokumentversionen sicher zu speichern, indem verhindert wird, dass Benutzer ein Label von einem SharePoint- oder Azure-Dokument entfernen. Um die Funktion „Regulatory Records“ zu aktivieren, muss ein PowerShell-Skript ausgeführt werden, das vom Assistenten bereitgestellt wird. Lade das Skript herunter und führe es auf deinem Windows-Client aus. Wenn du nicht weißt, wie man ein Skript ausführt, folge diesen Schritten:

Achtung

Dieser Teil ist nur für Windows-Benutzer.

Ändern der Ausführungsrichtlinie

Wenn das PowerShell-Skript nicht ausgeführt werden kann, liegt dies möglicherweise daran, dass die Richtlinie zum Ausführen von PowerShell-Skripten nicht aktiviert ist. Um diese Richtlinie zu aktivieren, folgen Sie dem ersten Schritt:

  1. Starten Sie PowerShell als Administrator.
  2. Geben Sie Get-ExecutionPolicy ein und speichern Sie Ihre Ausführungsrichtlinie.
  3. Geben Sie Set-ExecutionPolicy RemoteSigned ein und drücken Sie Enter.
  4. Bestätigen Sie die neue Richtlinie mit den unten stehenden Schlüsselwörtern.

Info

Um zu Ihrer vorherigen Ausführungsrichtlinie zurückzukehren, wiederholen Sie Schritt 2 unter Verwendung der gespeicherten Ausführungsrichtlinie aus dem ersten Schritt.

Ausführen des PowerShell-Skripts

Um das PowerShell-Skript unter Windows auszuführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie "Mit PowerShell ausführen". Wenn dieses Skript zur Aktivierung der Funktion für regulatorische Aufzeichnungen dient, geben Sie Ihr Azure-Passwort im Authentifizierungsfenster ein. Wenn Sie den Assistenten für regulatorische Aufzeichnungen in Document Central auf der Seite "Aufbewahrungsbezeichnung" nicht verwenden, kann das folgende PowerShell-Skript auch die Funktion für regulatorische Aufzeichnungen aktivieren.

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    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Important

Ersetzen Sie "UserEmail" durch Ihre Authentifizierungs-E-Mail und dann kann das Skript ausgeführt werden. Führen Sie dies durch Einfügen des Befehls in die PowerShell-Konsole aus. Der Teil "-Enabled $true" in Schritt 4 kann in "-Enabled $false" geändert werden, um die Funktion zu deaktivieren.

Verwenden von PowerShell, um die Funktion für regulatorische Aufbewahrungsbezeichnungen zu aktivieren

  1. Öffnen Sie Windows PowerShell.
  2. Verbinden Sie sich mit Security & Compliance PowerShell.
  3. Verwenden Sie PowerShell, um die Option anzuzeigen, Inhalte als regulatorische Aufzeichnung zu markieren.

Veröffentlichen der Aufbewahrungsbezeichnung

Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um die von Ihnen erstellte Aufbewahrungsbezeichnung zu veröffentlichen. Eine Veröffentlichung wird die Bezeichnung in Document Central verfügbar machen, sodass sie von dort aus verwendet werden kann.

  1. Starten Sie im Microsoft Purview von Microsoft 365.
  2. Wählen Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung aus und führen Sie die Aktion Bezeichnung veröffentlichen aus. Alternativ klicken Sie auf die drei Punkte neben der Aufbewahrungsbezeichnung und wählen Bezeichnung veröffentlichen.
  3. Wählen Sie die zu veröffentlichenden Bezeichnungen aus. Dies kann für alle Bezeichnungen gleichzeitig erfolgen.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Unter Richtlinienumfang belassen Sie die Einstellung Gesamtes Verzeichnis unter Verwaltungseinheit und klicken anschließend auf Weiter.
  6. Wählen Sie unter Art der zu erstellenden Aufbewahrungsrichtlinie die Option Statisch aus und klicken Sie auf Weiter.
  7. Wenn Sie möchten, dass die Bezeichnungen nur auf SharePoint angewendet werden, wählen Sie Mich bestimmte Speicherorte auswählen lassen sowie den Standort SharePoint-Klassik- und Kommunikationssites. Andernfalls wählen Sie Alle Standorte. Beinhaltet Inhalte in Exchange-E-Mails, Office 365-Gruppen, OneDrive und SharePoint-Dokumenten..
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Benennen Sie Ihre Richtlinie.
  10. Überprüfen Sie Ihre Richtlinie unter Abschließen.
  11. Klicken Sie auf Absenden, um die Veröffentlichung der Bezeichnung(en) zu starten.

Warning

Bitte beachten Sie, dass die Veröffentlichung bis zu 7 Tage dauern kann. Nachdem die Bezeichnung erfolgreich veröffentlicht wurde, wechseln Sie zur Seite Document Central – Aufbewahrungsbezeichnung in Business Central und führen die Aktion Bezeichnungen synchronisieren aus, um Ihre erstellten Aufbewahrungsbezeichnungen zu synchronisieren.

Synchronisierung von Aufbewahrungsbezeichnungen nach Document Central

Sobald die Bezeichnungen erstellt und veröffentlicht sind, können Sie sie nach Document Central synchronisieren. Dieser Schritt ist erforderlich, damit Sie die Bezeichnungen in der Document Central verwenden können.

Bitte führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aufbewahrungsbezeichnungen nach Document Central zu synchronisieren:

  1. Starten Sie im Document Central - Administrator Rollen Center.
  2. Suchen Sie die Seite Document Central - Aufbewahrungsbezeichnung über den Menüpunkt Compliance.
  3. Führen Sie die Aktion Aufbewahrungsbezeichnungen synchronisieren in der Menüleiste aus.
  4. Die Aufbewahrungsbezeichnungen werden der Liste hinzugefügt.

Aktivierung von Aufbewahrungsbezeichnungen

Um die Aufbewahrungsbezeichnungen nutzen zu können, müssen Sie die Erstellung der SharePoint-Aufbewahrungsbezeichnungen oder ABS-Aufbewahrungsbezeichnungen abgeschlossen haben, je nachdem, welches Repository Sie verwenden.

Um die Funktion zur Aufbewahrungskennzeichnung in Document Central zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie als Document Central - Administrator im Rollen Center.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance - Compliance Einrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie die Option Retention Labeling.

Compliance Administrator

Wenn der Benutzer in der Document-Central-Benutzerkonfiguration als Compliance-Administrator eingerichtet ist, kann er ein Aufbewahrungslabel für einen Dokumenteintrag ändern, entfernen oder setzen. Das Setzen eines neuen Aufbewahrungslabels ist nur möglich, wenn die bestehende Aufbewahrungsbezeichnung zuvor entfernt wird.

Wichtig

Die Option Retention Labeling, muss in der Compliance-Einrichtung aktiviert sein, bevor Sie den Compliance-Administrator für Benutzer aktivieren können.

Um einen Benutzer als Compliance-Administrator einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie im Document-Central-Admin-Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Benutzer über den Menüpunkt Einrichtung.
  3. Wählen Sie den Benutzer aus, der als Compliance-Administrator eingerichtet werden soll.
  4. Öffnen Sie die Benutzereinrichtung, indem Sie auf den Namen des Benutzers klicken.
  5. Aktivieren Sie den Schieberegler bei Compliance-Administrator

Info

Wenn ein Dokument ein Aufbewahrungslabel mit der Eigenschaft „Regulatory Record“ hat, kann das Aufbewahrungslabel nicht entfernt oder geändert werden, auch nicht von einem Compliance-Administrator.

Einrichten von Benutzern zur manuellen Einstellung von Aufbewahrungsbezeichnungen

In einigen Fällen ist es notwendig, Ihren Benutzern die Möglichkeit zu geben, das Aufbewahrungslabel anzuzeigen, wenn sie ein Dokument manuell über das Document Central FactBox speichern.

Um Benutzern zu ermöglichen, das Aufbewahrungslabel beim manuellen Speichern eines Dokuments über das Document Central FactBox zu sehen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance Einrichtung aus, um die Compliance-Einrichtung zu öffnen.
  3. Aktivieren Sie die Option Retention Label Visibility.

Um Benutzern, die als Compliance-Administrator eingerichtet sind, zu ermöglichen, Aufbewahrungsbezeichnungen beim manuellen Speichern von Dokumenten zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance Einrichtung aus, um die Compliance-Einrichtung zu öffnen.
  3. Aktivieren Sie die Option Retention Label Manually.

Um die Sichtbarkeit von Aufbewahrungsbezeichnungen in Azure Blob Storage für eine neue Dokumentversion zu ermöglichen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance Einrichtung aus, um die Compliance-Einrichtung zu öffnen.
  3. Aktivieren Sie die Option Enable Version Visibility.

Info

Das Vergeben von Aufbewahrungsbezeichnungen sowie deren Sichtbarkeit für Versionen wird derzeit nur für Azure-Blob-Storage-Repositories unterstützt.

Einrichtung von Azure Blob Storage-Aufbewahrungsbezeichnungen

Wenn Sie den Repository-Typ Azure Blob Storage verwenden, erfolgt die Erstellung der Aufbewahrungsbezeichnungen direkt im Document Central.

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung direkt in Document Central zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie auf der Seite Document Central - Aufbewahrungsbezeichnung.
  2. Führen Sie die Aktion Neu aus, um eine neue Aufbewahrungsbezeichnung zu erstellen.
  3. Geben Sie Ihrer Aufbewahrungsbezeichnung einen Namen und legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest.
  4. Optional können Sie Set Retention After verwenden, um zu definieren, wann das Label durch die Job-Warteschlange Set Retention Label gesetzt werden soll.

Information

In Document Central können Sie Ihre erstellten ABS-Labels einfach bearbeiten oder löschen. Dokumente, die bereits gekennzeichnet wurden, werden nicht geändert. Diese Funktionalität ermöglicht es Ihnen auch, ein Label auszuwählen und die Aufbewahrungsdauer direkt von der Seite Document Central - Document Definition zu ändern.

Nur Aufbewahrungslabel auf Dokumenteintrag anwenden

Für ein Azure Blob Storage Repository können Sie ein Aufbewahrungslabel so konfigurieren, dass es nur auf den Dokumenteintrag angewendet wird. In diesem Fall wird das Dokument selbst nicht gekennzeichnet und kann weiterhin gelöscht, bearbeitet oder verschoben werden.

So konfigurieren Sie das Label, dass es nur in Document Central angewendet wird:

  1. Starten Sie auf der Seite Document Central - Aufbewahrungsbezeichnung.
  2. Wählen Sie die Aufbewahrungsbezeichnung aus, die Sie bearbeiten möchten.
  3. Aktivieren Sie Nur auf Dokumenteintrag anwenden.

Um Benutzern zu ermöglichen, Aufbewahrungsbezeichnungen beim manuellen Speichern einer Version eines Dokuments zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion General aus, um die Document Central - Module Setup zu öffnen.
  3. Wechseln Sie zur Registerkarte Retention Configuration.
  4. Aktivieren Sie die Option Enable Manual Version Retention Labeling.

Info

Die berechnete/definierte Endzeit der Aufbewahrungsbezeichnung darf nicht vor der Endzeit der vorherigen Version liegen.

Einrichten des Retention Crawlers

Falls Sie Document Central bereits ohne die Aufbewahrungsbezeichnungsfunktion verwendet haben, möchten Sie möglicherweise die bestehenden Document Central-Dokumente nachträglich kennzeichnen. In diesem Fall kann der sogenannte Retention Crawler verwendet werden. Der Retention Crawler ist eine eigene Warteschlange, die über die vorhandenen Dokumenteinträge läuft und Aufbewahrungswarteschlangeneinträge gemäß der Aufbewahrungsbezeichnungskonfiguration erstellt.

Um Aufbewahrungsbezeichnungen automatisch auf bereits gespeicherte Dokumente anzuwenden, indem der Retention Crawler verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance Einrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie die Option Enable Retention Labeling.
  4. Konfigurieren Sie den Crawler, indem Sie angeben, an welchen Tagen und zu welcher Zeit er ausgeführt werden soll.
  5. Aktivieren Sie nun den Retention Crawler mit der Option Run Crawler. Wenn der Crawler aktiv ist, kann die Konfiguration nicht bearbeitet werden.

Info

Zusätzlich ist die Option "Nach Versionen suchen" in der Compliance-Konfiguration verfügbar. Damit kann der Retention Crawler in der Job Queue nun auch einzelne Versionen von Dokumenten im Azure Blob Storage erfassen und deren Retention Labels automatisch synchronisieren.

Die Labels werden je nach Retention Label Assignment Configuration angewendet, die im Folgenden erläutert wird.

Einrichten der Retention Label Assignment Configuration

Wo welche Aufbewahrungsbezeichnungen angewendet werden (manuelle und automatische Dokumentenspeicherung) kann auf drei verschiedenen Ebenen konfiguriert werden. Die erste (niedrigste) Ebene ist die Konfiguration einer Aufbewahrungsbezeichnung für eine bestimmte Dokumentbibliothek. Die nächste (mittlere) Ebene ist die Konfiguration einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp. Die dritte (höchste) Ebene ist ein spezifischer Inhaltstyp innerhalb einer bestimmten Dokumentbibliothek.

Weitere Erklärung/Beispiel

Wenn ein Wert auf der Dokumentbibliotheksebene angegeben ist, erhalten alle in diese Dokumentbibliothek hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn jedoch ein Inhaltstyp, der in der Dokumentbibliothek archiviert wird, einen anderen Aufbewahrungsbezeichnungswert konfiguriert hat, überschreibt dieser den Wert aus der Dokumentbibliothek beim Speichern eines Dokuments. Dieser Wert wird wiederum durch einen Wert überschrieben, der in den spezifischen Inhaltstypen der gewählten Dokumentbibliothek festgelegt ist.

Level 1 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für eine Dokumentbibliothek

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die für eine Dokumentbibliothek verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie zur Seite Document Central - Document Library List.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Dokumentbibliothek, der Sie die Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
  3. Unter Dokumentbibliothekseinstellungen finden Sie das Feld Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, erhalten alle in diese Dokumentbibliothek hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung.
  4. Sobald Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnung in der Dokumentbibliothek definiert haben, erhalten alle in der Dokumentbibliothek gespeicherten Dokumente die angegebene Bezeichnung.

Level 2 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die allgemein für einen Inhaltstyp verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie zur Seite Document Central - Content Type List.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in einem Inhaltstyp, dem Sie die Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
  3. Im Header finden Sie das Feld Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, erhalten alle mit diesem Inhaltstyp hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung.
  4. Sobald Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnung im Inhaltstyp definiert haben, erhalten alle mit dem Inhaltstyp gespeicherten Dokumente die angegebene Bezeichnung. Alle in der Dokumentbibliothek definierten Werte, in der der Inhaltstyp abgelegt ist, werden überschrieben.

Level 3 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp, der einer bestimmten Dokumentbibliothek zugewiesen ist

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die für einen Inhaltstyp verwendet wird, der speziell einer bestimmten Dokumentbibliothek zugewiesen ist, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie zur Seite Document Central - Document Library List.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Dokumentbibliothek, in der Sie einer bestimmten Inhaltstyp eine Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
  3. Wechseln Sie zu den Zeilen, die die der Dokumentbibliothek zugewiesenen Inhaltstypen enthalten.
  4. In den Zeilen finden Sie die Spalte Allgemeine Inhaltstyp-Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angezeigt wird, erhalten alle mit diesem Inhaltstyp hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung. Dieser Wert ist global und entspricht dem Wert, der in den Inhaltstypen definiert ist. Er wird unabhängig davon angewendet, wo der Inhaltstyp gespeichert ist.
  5. Zusätzlich gibt es eine Spalte Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, wird dieser anstelle der in der Dokumentbibliothek und der allgemeinen Inhaltstyp-Konfiguration definierten Aufbewahrungsbezeichnung verwendet.

Level 4 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für ein Metadatum

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung basierend auf einem Metadatum-Wert einzurichten:

  1. Navigieren Sie zur Seite Document Central - Metadata Management.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Metadatenverwaltungszeile, der Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung für einen bestimmten Metadatum-Wert zuweisen möchten.
  3. Aktivieren Sie die Option Retention definition. Dies ist nur möglich, wenn die Option Enable Metadata Templates aktiviert ist. Es ist momentan nur möglich, eine Retention definition auszuwählen.
  4. Wechseln Sie zu den Zeilen, die die der Metadatenverwaltungszeile zugewiesenen Metadatenwerte enthalten.
  5. In den Metadatenwertzeilen finden Sie die Werte, die eingerichtet wurden. Wenn keine Werte vorhanden sind, führen Sie zuerst die folgenden Schritte in der Metadatenverwaltung durch.
  6. Wählen Sie in der Spalte Aufbewahrungsbezeichnung aus, welche Aufbewahrungsbezeichnung unter Verwendung des Metadatum-Werts verwendet werden soll.

Siehe auch: