Einrichtung von Aufbewahrungsbezeichnungen

Einrichten von regulatorischen Aufzeichnungen in Azure

„Regulatory Records“ ist eine Funktion in Microsoft Purview Records Management, die verwendet wird, um Dokumentversionen sicher zu speichern, indem verhindert wird, dass Benutzer ein Label von einem SharePoint- oder Azure-Dokument entfernen. Um die Funktion „Regulatory Records“ zu aktivieren, muss ein PowerShell-Skript ausgeführt werden, das vom Assistenten bereitgestellt wird. Lade das Skript herunter und führe es auf deinem Windows-Client aus. Wenn du nicht weißt, wie man ein Skript ausführt, folge diesen Schritten:

Achtung

Dieser Teil ist nur für Windows-Benutzer.

Ändern der Ausführungsrichtlinie

Wenn das PowerShell-Skript nicht ausgeführt werden kann, liegt dies möglicherweise daran, dass die Richtlinie zum Ausführen von PowerShell-Skripten nicht aktiviert ist. Um diese Richtlinie zu aktivieren, folgen Sie dem ersten Schritt:

Starten Sie PowerShell als Administrator.
Geben Sie Get-ExecutionPolicy ein und speichern Sie Ihre Ausführungsrichtlinie.
Geben Sie Set-ExecutionPolicy RemoteSigned ein und drücken Sie Enter.
Bestätigen Sie die neue Richtlinie mit den unten stehenden Schlüsselwörtern.

Info

Um zu Ihrer vorherigen Ausführungsrichtlinie zurückzukehren, wiederholen Sie Schritt 2 unter Verwendung der gespeicherten Ausführungsrichtlinie aus dem ersten Schritt.

Ausführen des PowerShell-Skripts

Um das PowerShell-Skript unter Windows auszuführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie "Mit PowerShell ausführen". Wenn dieses Skript zur Aktivierung der Funktion für regulatorische Aufzeichnungen dient, geben Sie Ihr Azure-Passwort im Authentifizierungsfenster ein. Wenn Sie den Assistenten für regulatorische Aufzeichnungen in Document Central auf der Seite "Aufbewahrungsbezeichnung" nicht verwenden, kann das folgende PowerShell-Skript auch die Funktion für regulatorische Aufzeichnungen aktivieren.

    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Important

Ersetzen Sie "UserEmail" durch Ihre Authentifizierungs-E-Mail und dann kann das Skript ausgeführt werden. Führen Sie dies durch Einfügen des Befehls in die PowerShell-Konsole aus. Der Teil "-Enabled $true" in Schritt 4 kann in "-Enabled $false" geändert werden, um die Funktion zu deaktivieren.

Verwenden von PowerShell, um die Funktion für regulatorische Aufbewahrungsbezeichnungen zu aktivieren

Öffnen Sie Windows PowerShell.
Verbinden Sie sich mit Security & Compliance PowerShell.
Verwenden Sie PowerShell, um die Option anzuzeigen, Inhalte als regulatorische Aufzeichnung zu markieren.

Einrichten von SharePoint-Aufbewahrungsbezeichnungen

Beim Verwenden des Repository-Typs SharePoint wird die Aufbewahrungsbezeichnungsfunktion von Azure verwendet, um Bezeichnungen zu erstellen, die Dokumente als sogenannte regulatorische Aufzeichnungen kennzeichnen. Diese Bezeichnungen werden dann SharePoint zugewiesen. Um diese Bezeichnungen zu erstellen, werden das Azure Compliance Center und PowerShell verwendet. Befolgen Sie diese Schritte, um eine neue Aufbewahrungsbezeichnung im Compliance Center zu erstellen:

Wichtig

Es wird zugriff auf das Purview Center benötigt. Dies ist ab der Microsoft 365 Business Premium Lizenz oder einem E3/E5 Plan inbegriffen (Stand 01.03.2025).

Bitte prüfen Sie dennoch stets, ob der Zugriff auf das Purview Center in Ihrem aktuellen Lizenzplan enthalten ist, da sich Lizenzbestimmungen ändern können. Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Microsoft-Website.

Erstellen einer Aufbewahrungsbezeichnung

Wechseln Sie zurück zu Business Central.
Gehen Sie zur Seite Document Central - Aufbewahrungsbezeichnung.
Führen Sie die Aktion Aufbewahrungsbezeichnungen erstellen aus.
Diese Aktion leitet Sie dann zu den Microsoft Purview.
Führen Sie die Aktion Bezeichnung erstellen in der Menüleiste aus.
Befolgen Sie Microsofts Anweisungen, um Ihre Bezeichnung zu erstellen, oder folgen Sie den nächsten Schritten.
Benennen Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnung. Dies ist der Name der Bezeichnung, die Ihre Benutzer in den Apps sehen werden, in denen sie veröffentlicht wird (z. B. Outlook, SharePoint und OneDrive). Denken Sie also daran, einen Namen zu wählen, der ihnen hilft zu verstehen, wofür sie verwendet wird. (z.B. 11 Jahre Speicherung)
Klicken Sie auf Weiter.
Beschreiben Sie die Bezeichnung für Benutzer und Administratoren in den entsprechenden Feldern (optional).
Klicken Sie auf Weiter.
Definieren Sie Dateiplanbeschreibungen für die Bezeichnung. Dies hilft, diese Bezeichnung für Ihre Organisation zu organisieren. Bitte wählen Sie mindestens eine Referenz-ID sowie "Finanzen" oder "Recht" unter Geschäftsfunktion / Abteilung. Als Kategorie wählen Sie bitte "Compliance" und als Autoritätstyp wählen Sie "Rechtlich". Die anderen Werte sind optional.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie unter Bezeichnungseinstellungen definieren "Elemente für immer oder für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren".
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie unter Aufbewahrungszeitraum definieren einen Wert unter Elemente aufbewahren für.
Wählen Sie unter Aufbewahrungszeitraum beginnen basierend auf Wenn Elemente gekennzeichnet wurden.
Wählen Sie unter Wählen Sie, was während des Aufbewahrungszeitraums passiert Element als regulatorische Aufzeichnung kennzeichnen.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie unter Wählen Sie, was nach dem Aufbewahrungszeitraum passiert Aufbewahrungseinstellungen deaktivieren. Dies ist unser empfohlener Wert, aber wenn andere SharePoint-Funktionalitäten verwendet werden sollen, kann dies hier erfolgen.
Klicken Sie auf Weiter.
Überprüfen Sie die Einstellungen unter Überprüfen und abschließen.
Klicken Sie auf Bezeichnung erstellen, um die Bezeichnung zu erstellen.
Als nächstes werden Sie gefragt, ob Sie die Bezeichnungen direkt veröffentlichen möchten. Falls Sie weitere Bezeichnungen für weitere Einstellungen benötigen, wählen Sie Nein und wiederholen Sie die Schritte zur Erstellung der Bezeichnung. Andernfalls können Sie mit der Veröffentlichung fortfahren und bei Schritt 4 des nächsten Abschnitts weitermachen.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Erstellen von Aufbewahrungsbezeichnungen finden Sie in der Microsoft Dokumentation.

Veröffentlichen der Aufbewahrungsbezeichnung

Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um die von Ihnen erstellte Aufbewahrungsbezeichnung zu veröffentlichen. Eine Veröffentlichung wird die Bezeichnung in Ihrer SharePoint-Anwendung verfügbar machen, sodass sie von dort aus verwendet werden kann.

Starten Sie im Microsoft Purview von Microsoft 365.
Wählen Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung aus und führen Sie die Aktion Aufbewahrungsbezeichnung veröffentlichen aus.
Befolgen Sie Microsofts Anweisungen oder folgen Sie den nächsten Schritten, um Ihre Aufbewahrungsbezeichnung zu veröffentlichen.
Wählen Sie die zu veröffentlichenden Bezeichnungen aus. Dies kann für alle Bezeichnungen gleichzeitig erfolgen.
Klicken Sie auf Weiter.
Unter Richtlinienumfang behalten Sie Gesamtes Verzeichnis unter Admin-Einheiten bei.
Klicken Sie auf Weiter.
Unter Wählen Sie die Art der zu erstellenden Aufbewahrungsrichtlinie wählen Sie Statisch.
Klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie möchten, dass die Bezeichnungen nur auf SharePoint angewendet werden, wählen Sie Lassen Sie mich spezifische Standorte auswählen sowie den Standort SharePoint-Klassik- und Kommunikationssites. Andernfalls wählen Sie Alle Standorte. Beinhaltet Inhalte in Exchange-E-Mails, Office 365-Gruppen, OneDrive und SharePoint-Dokumenten..
Klicken Sie auf Weiter.
Benennen Sie Ihre Richtlinie.
Überprüfen Sie Ihre Richtlinie unter Abschließen.
Klicken Sie auf Übermitteln, um die Veröffentlichung der Bezeichnung(en) zu starten.

Warning

Bitte beachten Sie, dass die Veröffentlichung bis zu 7 Tage dauern kann. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft Dokumentation. Nachdem die Bezeichnung erfolgreich veröffentlicht wurde, müssen Sie zur Seite Document Central - Aufbewahrungsbezeichnung in Business Central gehen und die Aktion Bezeichnungen synchronisieren ausführen, um Ihre erstellten Aufbewahrungsbezeichnungen zu synchronisieren.

So synchronisieren Sie Aufbewahrungsbezeichnungen mit Document Central

Sobald die Bezeichnungen erstellt, veröffentlicht und für SharePoint verfügbar sind, können Sie sie mit BC synchronisieren. Sie müssen dies tun, um sie in der Document Central-Konfiguration konfigurieren zu können. Bitte führen Sie die folgenden Schritte zur Synchronisierung aus.

Starten Sie im Document Central - Administrator Rolle.
Suchen Sie die Seite Document Central - Aufbewahrungsbezeichnung.
Führen Sie die Aktion Aufbewahrungsbezeichnungen synchronisieren in der Menüleiste aus.
Die Aufbewahrungsbezeichnungen werden der Liste hinzugefügt.

Gut gemacht!

Nachdem Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen erfolgreich erstellt und synchronisiert haben, können Sie mit der Konfiguration der Aufbewahrungsbezeichnungen in Document Central fortfahren.

Einrichtung von Azure Blob Storage-Aufbewahrungsbezeichnungen

Wenn Sie den Repository-Typ Azure Blob Storage verwenden, erfolgt die Erstellung der Aufbewahrungsbezeichnungen direkt im Document Central.

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung direkt in Document Central zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Starten Sie auf der Seite Document Central - Aufbewahrungsbezeichnung.
Führen Sie die Aktion Neu aus, um eine neue Aufbewahrungsbezeichnung zu erstellen.
Geben Sie Ihrer Aufbewahrungsbezeichnung einen Namen und legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest.
Optional können Sie "Set Retention After" verwenden, um zu definieren, wann das Label durch die Job-Warteschlange Set Retention Label gesetzt werden soll.

Information

In Document Central können Sie Ihre erstellten ABS-Labels einfach bearbeiten oder löschen. Dokumente, die bereits gekennzeichnet wurden, werden nicht geändert. Diese Funktionalität ermöglicht es Ihnen auch, ein Label auszuwählen und die Aufbewahrungsdauer direkt von der Seite Document Central - Document Definition zu ändern.

Gut gemacht!

Nachdem Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen erfolgreich erstellt haben, können Sie mit der Konfiguration der Aufbewahrungsbezeichnungen in Document Central fortfahren.

Einrichten von Aufbewahrungsbezeichnungen

Um die Aufbewahrungsbezeichnungen einzurichten, müssen Sie die Erstellung der SharePoint-Aufbewahrungsbezeichnungen oder ABS-Aufbewahrungsbezeichnungen abgeschlossen haben, je nachdem, welches Repository Sie verwenden, um fortzufahren.

Um die Funktion zur Aufbewahrungskennzeichnung im System zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance - Compliance Setup aus.
Aktivieren Sie die Option Enable Retention Labeling.

Einrichten von Benutzern zur manuellen Einstellung von Aufbewahrungsbezeichnungen

In einigen Fällen ist es notwendig, Ihren Benutzern die Möglichkeit zu geben, das Aufbewahrungslabel anzuzeigen und/oder anzupassen, wenn sie ein Dokument manuell über das Document Central FactBox speichern. Bitte beachten Sie, dass die Benutzer in den meisten Fällen nicht die Möglichkeit haben sollten, die Aufbewahrungszeit zu ändern, was auch unsere Empfehlung ist.

Um Benutzern zu ermöglichen, das Aufbewahrungslabel beim manuellen Speichern eines Dokuments über das Document Central FactBox zu sehen, folgen Sie diesen Schritten:

Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion General aus, um die Document Central - Module Setup zu öffnen.
Aktivieren Sie die Option Retention Label Visibility.

Um Benutzern zu ermöglichen, Aufbewahrungsbezeichnungen beim manuellen Speichern von Dokumenten zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion General aus, um die Document Central - Module Setup zu öffnen.
Aktivieren Sie die Option Retention Label Manually.

Um die Sichtbarkeit von Aufbewahrungsbezeichnungen beim manuellen Speichern einer neuen Dokumentversion zu ermöglichen, folgen Sie diesen Schritten:

Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion General aus, um die Document Central - Module Setup zu öffnen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Retention Configuration.
Aktivieren Sie die Option Enable Version Visibility.

Info

Dies wird derzeit nur für Azure Blob Storage-Repositories unterstützt.

Um Benutzern zu ermöglichen, Aufbewahrungsbezeichnungen beim manuellen Speichern einer Version eines Dokuments zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion General aus, um die Document Central - Module Setup zu öffnen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Retention Configuration.
Aktivieren Sie die Option Enable Manual Version Retention Labeling.

Info

Die berechnete/definierte Endzeit der Aufbewahrungsbezeichnung darf nicht vor der Endzeit der vorherigen Version liegen.

Einrichten des Retention Crawlers

Falls Sie Document Central bereits ohne die Aufbewahrungsbezeichnungsfunktion verwendet haben, möchten Sie möglicherweise die bestehenden Document Central-Dokumente nachträglich kennzeichnen. In diesem Fall kann der sogenannte Retention Crawler verwendet werden. Der Retention Crawler ist eine eigene Warteschlange, die über die vorhandenen Dokumenteinträge läuft und Aufbewahrungswarteschlangeneinträge gemäß der Aufbewahrungsbezeichnungskonfiguration erstellt.

Um Aufbewahrungsbezeichnungen automatisch auf bereits gespeicherte Dokumente anzuwenden, indem der Retention Crawler verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Module Setup aus.
Aktivieren Sie die Option Enable Retention Labeling.
Konfigurieren Sie den Crawler, indem Sie angeben, an welchen Tagen und zu welcher Zeit er ausgeführt werden soll.
Aktivieren Sie nun den Retention Crawler mit der Option Run Crawler. Wenn der Crawler aktiv ist, kann die Konfiguration nicht bearbeitet werden.

Info

Zusätzlich ist die Option "Nach Versionen suchen" in der Compliance-Konfiguration verfügbar. Damit kann der Retention Crawler in der Job Queue nun auch einzelne Versionen von Dokumenten im Azure Blob Storage erfassen und deren Retention Labels automatisch synchronisieren.

Die Labels werden je nach Retention Label Assignment Configuration angewendet, die im Folgenden erläutert wird.

Einrichten der Retention Label Assignment Configuration

Wo welche Aufbewahrungsbezeichnungen angewendet werden (manuelle und automatische Dokumentenspeicherung) kann auf drei verschiedenen Ebenen konfiguriert werden. Die erste (niedrigste) Ebene ist die Konfiguration einer Aufbewahrungsbezeichnung für eine bestimmte Dokumentbibliothek. Die nächste (mittlere) Ebene ist die Konfiguration einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp. Die dritte (höchste) Ebene ist ein spezifischer Inhaltstyp innerhalb einer bestimmten Dokumentbibliothek.

Weitere Erklärung/Beispiel

Wenn ein Wert auf der Dokumentbibliotheksebene angegeben ist, erhalten alle in diese Dokumentbibliothek hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn jedoch ein Inhaltstyp, der in der Dokumentbibliothek archiviert wird, einen anderen Aufbewahrungsbezeichnungswert konfiguriert hat, überschreibt dieser den Wert aus der Dokumentbibliothek beim Speichern eines Dokuments. Dieser Wert wird wiederum durch einen Wert überschrieben, der in den spezifischen Inhaltstypen der gewählten Dokumentbibliothek festgelegt ist.

Level 1 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für eine Dokumentbibliothek

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die für eine Dokumentbibliothek verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zur Seite Document Central - Document Library List.
Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Dokumentbibliothek, der Sie die Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
Unter Dokumentbibliothekseinstellungen finden Sie das Feld Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, erhalten alle in diese Dokumentbibliothek hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung.
Sobald Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnung in der Dokumentbibliothek definiert haben, erhalten alle in der Dokumentbibliothek gespeicherten Dokumente die angegebene Bezeichnung.

Level 2 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die allgemein für einen Inhaltstyp verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zur Seite Document Central - Content Type List.
Klicken Sie auf Bearbeiten in einem Inhaltstyp, dem Sie die Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
Im Header finden Sie das Feld Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, erhalten alle mit diesem Inhaltstyp hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung.
Sobald Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnung im Inhaltstyp definiert haben, erhalten alle mit dem Inhaltstyp gespeicherten Dokumente die angegebene Bezeichnung. Alle in der Dokumentbibliothek definierten Werte, in der der Inhaltstyp abgelegt ist, werden überschrieben.

Level 3 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp, der einer bestimmten Dokumentbibliothek zugewiesen ist

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die für einen Inhaltstyp verwendet wird, der speziell einer bestimmten Dokumentbibliothek zugewiesen ist, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zur Seite Document Central - Document Library List.
Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Dokumentbibliothek, in der Sie einer bestimmten Inhaltstyp eine Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
Wechseln Sie zu den Zeilen, die die der Dokumentbibliothek zugewiesenen Inhaltstypen enthalten.
In den Zeilen finden Sie die Spalte Allgemeine Inhaltstyp-Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angezeigt wird, erhalten alle mit diesem Inhaltstyp hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung. Dieser Wert ist global und entspricht dem Wert, der in den Inhaltstypen definiert ist. Er wird unabhängig davon angewendet, wo der Inhaltstyp gespeichert ist.
Zusätzlich gibt es eine Spalte Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, wird dieser anstelle der in der Dokumentbibliothek und der allgemeinen Inhaltstyp-Konfiguration definierten Aufbewahrungsbezeichnung verwendet.

Level 4 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für ein Metadatum

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung basierend auf einem Metadatum-Wert einzurichten:

Navigieren Sie zur Seite Document Central - Metadata Management.
Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Metadatenverwaltungszeile, der Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung für einen bestimmten Metadatum-Wert zuweisen möchten.
Aktivieren Sie die Option Retention definition. Dies ist nur möglich, wenn die Option Enable Metadata Templates aktiviert ist. Es ist momentan nur möglich, eine Retention definition auszuwählen.
Wechseln Sie zu den Zeilen, die die der Metadatenverwaltungszeile zugewiesenen Metadatenwerte enthalten.
In den Metadatenwertzeilen finden Sie die Werte, die eingerichtet wurden. Wenn keine Werte vorhanden sind, führen Sie zuerst die folgenden Schritte in der Metadatenverwaltung durch.
Wählen Sie in der Spalte Aufbewahrungsbezeichnung aus, welche Aufbewahrungsbezeichnung unter Verwendung des Metadatum-Werts verwendet werden soll.