Aufbewahrungsbezeichnung-Warteschlangeneinträge

In Document Central dienen die Retention Queue Entries als zentrale Übersicht für alle Dokumente, die im Rahmen der Aufbewahrungslogik identifiziert wurden und demnächst mit einer Retention Label versehen werden sollen. Diese Einträge entstehen durch verschiedene Prozesse, die entweder automatisiert oder manuell angestoßen werden. Die Warteschlange bietet eine transparente Darstellung darüber, welche Dokumente sich aktuell im Labeling-Prozess befinden und wie sie in die Warteschlange gelangt sind.

Für jeden Eintrag wird unter anderem die Herkunft des Dokuments angegeben – also der Ursprung des Label-Vorschlags. Dies kann beispielsweise der Aufbewahrungscrawler sein, der regelmäßig alle gespeicherten Inhalte nach definierten Kriterien durchsucht. Alternativ kann ein Dokument durch einen manuellen Upload, eine manuelle Aktion zur Beschriftung oder durch die Übergabe aus einem Archiv in die Warteschlange gelangen. Diese Herkunftsinformation ist entscheidend, um den Kontext der Label-Zuweisung nachvollziehen zu können und gegebenenfalls gezielt auf bestimmte Quellen oder Prozesse reagieren zu können.

Die Retention Queue zeigt außerdem den aktuellen Status des jeweiligen Eintrags, etwa ob die Label-Zuweisung noch aussteht, bereits erfolgt ist oder sich in Bearbeitung befindet. Dadurch behalten Administratoren und Compliance-Verantwortliche jederzeit den Überblick über den Fortschritt der automatisierten Archivierung und können bei Bedarf manuell eingreifen.

Insgesamt stellt die Retention Queue ein wichtiges Instrument zur Sicherstellung der regelkonformen und transparenten Dokumentenverwaltung dar. Sie unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung einzuhalten und gleichzeitig die internen Prozesse effizient zu steuern.

Aufbewahrungslabel-Warteschlangeneinträge Herkunft

Retention Label Crawler

Der Retention Label Crawler in Document Central ist ein automatisierter Prozess, der über bereits gespeicherte Dokumente läuft, um diese nachträglich mit Retention Labels zu versehen. Er basiert auf einer eigenen Warteschlange und arbeitet gemäß der in der Retention-Label-Konfiguration definierten Regeln. Der Crawler kann entweder automatisch über die Job Queue oder manuell über die Administratoroberfläche gestartet werden. Nach dem Durchlauf werden die betroffenen Dokumente in die Retention Queue überführt, wo sie zur weiteren Verarbeitung bereitstehen

Manueller Upload

Beim manuellen Upload von Dokumenten in Document Central besteht die Möglichkeit, diese direkt mit einem Retention Label zu versehen. Diese Labels definieren, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden soll und welche Regeln für seine Archivierung gelten. Wird ein Dokument manuell hochgeladen, kann entweder sofort ein passendes Label ausgewählt oder der Vorgang so konfiguriert werden, dass das System automatisch eine geeignete Bezeichnung vorschlägt. Der manuelle Upload ist somit nicht nur ein flexibler Weg zur Dokumentenerfassung, sondern auch ein wichtiger Einstiegspunkt in den regelbasierten Aufbewahrungsprozess.

Beschriftung mit manuellen Aktionen

Der Status „Beschriftung mit manuellen Aktionen“ wird in der Retention Queue immer dann vergeben, wenn ein Dokument nachträglich manuell mit einem Retention Label versehen wurde. Dies kann beispielsweise direkt im Datagrid oder in den Dokumentenposten erfolgen, wenn ein Benutzer gezielt ein Label auswählt, um die Aufbewahrungsregeln für ein bestimmtes Dokument festzulegen. Im Gegensatz zu automatisch erkannten oder hochgeladenen Dokumenten signalisiert dieser Status, dass die Zuweisung des Labels nicht durch den Crawler oder einen Upload-Prozess, sondern durch eine bewusste manuelle Aktion erfolgt ist.