Aufbewahrungsbezeichnungen

Aufbewahrungsbezeichnungen ermöglichen es Ihnen, Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente zu verwalten und anzuwenden. Ähnlich wie Tags können Aufbewahrungsbezeichnungen auf Dokumente angewendet werden, um eine Aufbewahrungsrichtlinie durchzusetzen. Diese Bezeichnungen können manuell durch einen Benutzer oder automatisch basierend auf bestimmten Bedingungen angewendet werden.

Aufbewahrungsbezeichnungen SharePoint

Aufbewahrungsbezeichnungen in SharePoint ermöglichen die Anwendung von Aufbewahrungseinstellungen auf Dokumentebene, um gesetzliche, regulatorische oder interne Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Folgende Aufbewahrungsbezeichnungen sind anwendbar:

1. Aufbewahrungsbezeichnungen:

   • Diese Bezeichnungen können von jedem angewendet werden, der ein Element aktualisieren kann.
   • Nur ein Administrator mit den entsprechenden Rechten kann die Bezeichnung ändern oder entfernen.
   • Bei Anwendung auf ein Dokument werden sowohl der Inhalt als auch die Metadaten unveränderlich.
   • Dokumente können in Document Central nicht verschoben werden.
   • Automatische Anwendung möglich, basierend auf Dokumentenbibliothek oder Inhaltstyp.

2. Regulatorische Aufzeichnungsbezeichnungen:

   • Diese Bezeichnungen können von jedem angewendet werden, der ein Element aktualisieren kann.
   • Sie können von niemandem geändert oder entfernt werden.
   • Bei Anwendung auf ein Dokument werden sowohl der Inhalt als auch die Metadaten gesperrt und können nicht mehr geändert werden.
   • Dokumente können in Document Central nicht verschoben werden.
   • Automatische Anwendung möglich, basierend auf Dokumentenbibliothek oder Inhaltstyp.

Regulatorische Aufzeichnungsbezeichnungen sind ideal für Situationen, in denen es entscheidend ist, sicherzustellen, dass ein Datensatz unverändert bleibt. Diese Bezeichnungen sind mit Vorsicht zu verwenden einmal angewendet, sperren sie den Datensatz und seine Metadaten dauerhaft, sodass keine Änderungen mehr möglich sind.

Wichtige Unterschiede zwischen regulatorischen Aufzeichnungsbezeichnungen und anderen Bezeichnungstypen:

• Eingeschränkte Bewegung: Benutzer können regulatorische Aufzeichnungen innerhalb derselben SharePoint-Bibliothek zwar theoretisch verschieben, jedoch wird dies nicht empfohlen, da Document Central das Verschieben von Dokumenten mit einer Aufbewahrungsbezeichnung nicht unterstützt.

• Feste Aufbewahrungsfristen: Administratoren können die durch eine regulatorische Aufzeichnungsbezeichnung festgelegte Aufbewahrungsfrist im Compliance Center nicht verkürzen.

• Unumkehrbare Website-Löschung: Wenn eine SharePoint-Website mit regulatorischen Aufzeichnungen gelöscht wird, kann sie nicht wiederhergestellt werden. Dies unterstreicht die Dauerhaftigkeit dieser Aufzeichnungen.

• Opt-In-Funktion: Regulatorische Aufzeichnungsbezeichnungen sind in Microsoft 365 standardmäßig deaktiviert. Um sie zu aktivieren, müssen Administratoren PowerShell verwenden, um sicherzustellen, dass nur diejenigen mit entsprechendem Verständnis Zugriff darauf haben. Diese Vorsichtsmaßnahme verhindert das versehentliche dauerhafte Sperren wichtiger Inhalte.

Die Einführung regulatorischer Aufzeichnungsbezeichnungen bietet erweiterte Aufbewahrungsoptionen, die für Organisationen von unschätzbarem Wert sind, die höchste Compliance-Standards erreichen möchten. Diese Bezeichnungen stellen sicher, dass wichtige Aufzeichnungen und deren Metadaten dauerhaft unverändert bleiben und bieten ein robustes Werkzeug zur Einhaltung strenger gesetzlicher Anforderungen.

Wichtig

Um Bezeichnungen in Microsoft 365 zu verwenden einschließlich Aufbewahrungsbezeichnungen und regulatorischer Aufzeichnungsbezeichnungen benötigen Sie in der Regel einen der folgenden Pläne mit Compliance- und Datenschutzfunktionen:

1. Microsoft 365 E5: Dieser Plan enthält erweiterte Compliance- und Sicherheitsfunktionen und ist ideal für Organisationen, die umfassende Datenschutzfunktionen benötigen, einschließlich regulatorischer Aufzeichnungsbezeichnungen.

2. Microsoft 365 E3 mit Compliance-Add-on: Während Microsoft 365 E3 grundlegende Compliance-Funktionen bietet, können Sie das Add-on „Erweiterte Compliance“ hinzufügen, um Zugriff auf Funktionen wie regulatorische Aufzeichnungsbezeichnungen zu erhalten.

3. Office 365 E5: Ähnlich wie Microsoft 365 E5 enthält dieser Plan erweiterte Compliance-Funktionen, jedoch ohne Windows 10 und Enterprise Mobility + Security. Er eignet sich für Organisationen mit Fokus auf Office- und Produktivitätsanwendungen.

4. Office 365 E3 mit Compliance-Add-on: Wie Microsoft 365 E3 enthält auch Office 365 E3 Standard-Compliance-Funktionen, mit der Möglichkeit, über das Compliance-Add-on erweiterte Funktionen hinzuzufügen.

5. Microsoft 365 Compliance Center: Über das Microsoft 365 Compliance Center können Sie auf verschiedene Compliance-Lösungen zugreifen, einschließlich Informationsverwaltung und Schutz vor Datenverlust. Die Verfügbarkeit spezifischer Funktionen hängt von Ihrem Abonnementplan ab.

Es ist wichtig, die spezifischen Funktionen Ihres aktuellen Plans zu prüfen und ggf. erforderliche Add-ons in Betracht zu ziehen, um den vollständigen Funktionsumfang für Bezeichnungen und Compliance nutzen zu können. Für detaillierte Informationen und zur Sicherstellung der notwendigen Funktionen empfiehlt es sich, einen Microsoft-Vertriebsmitarbeiter zu konsultieren oder die offizielle Microsoft-Website zu besuchen.

Aufbewahrungsbezeichnungen Azure Blob Storage

Aufbewahrungsbezeichnungen in Azure Blob Storage werden über Document Central erstellt und angewendet, um gesetzliche, regulatorische oder interne Compliance-Anforderungen für gespeicherte Blobs zu erfüllen.

Folgende Punkte gelten für Aufbewahrungsbezeichnungen in Azure Blob Storage:

1. Aufbewahrungsbezeichnungen:
   • Diese Bezeichnungen können von jedem angewendet werden, der ein Element aktualisieren kann.
   • Werden zentral über Document Central verwaltet.
   • Unterstützt die gleichen Compliance-Funktionen wie in SharePoint.
   • Automatische Anwendung möglich, basierend auf Dokumentenbibliothek oder Inhaltstyp.
   • Aufbewahrungsbezeichnungen auf Dokumentenversionen.

Aufbewahrungsbezeichnungen in Azure Blob Storage bieten Unternehmen eine flexible und zentrale Möglichkeit, gesetzliche, regulatorische und interne Compliance-Anforderungen umzusetzen. Durch die Integration in Document Central können diese Bezeichnungen nicht nur zentral verwaltet, sondern auch automatisiert angewendet werden, beispielsweise basierend auf Dokumentenbibliotheken oder Inhaltstypen.

Siehe auch:

• Einrichtung von Aufbewahrungsbezeichnungen