Willkommen bei Document Central Compliance
Das Compliance-Feature erweitert Document Central um zentrale Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und unternehmensinterner Vorgaben im Umgang mit Dokumenten. Es bietet umfassende Kontroll-, Schutz- und Nachverfolgbarkeitsmechanismen, die sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lassen.
Ein zentrales Element ist die Zugriffskontrolle, mit der sich der Zugriff auf sensible Dokumente rollenbasiert steuern lässt. Benutzergruppen können gezielt definiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen bestimmte Dokumente einsehen oder bearbeiten dürfen. Ergänzend dazu ermöglicht Secure Masking die automatische Schwärzung sensibler Inhalte in PDF-Dokumenten – entweder regelbasiert über reguläre Ausdrücke oder mithilfe KI-gestützter Erkennung. So erhalten bestimmte Benutzergruppen ausschließlich redigierte Versionen der Dokumente
Zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit dokumentenbezogener Aktivitäten dient das Document Log. Es protokolliert alle Zugriffe, Änderungen und Aktionen an Dokumenten und stellt diese Informationen revisionssicher zur Verfügung. Die Protokolle sind unveränderbar und erfüllen damit Anforderungen an eine audit-proof Dokumentation.
Die Aufbewahrungsbezeichnungen ermöglicht es, Aufbewahrungsfristen für Dokumente zu definieren und automatisiert durchzusetzen. Nach Ablauf der Frist können Dokumente entweder archiviert oder gelöscht werden – abhängig von der konfigurierten Richtlinie. Diese Funktion unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Lösch- und Archivierungspflichten.
Alle Prozesse sind revisionssicher dokumentiert, unveränderbar protokolliert und erfüllen die Anforderungen externer Prüfungen. Für Unternehmen, die SharePoint Online als Speicherlösung nutzen, bietet das Compliance-Feature eine granulare Steuerung der SharePoint-Berechtigungen. Diese lassen sich direkt aus Business Central heraus verwalten und mit den internen Zugriffskontrollen synchronisieren
Secure Masking ist eine Funktion, die den Schutz sensibler Informationen in Dokumenten sicherstellt insbesondere bei der Weitergabe oder Archivierung. Mithilfe dieser Funktion können vertrauliche Inhalte in PDF-Dokumenten automatisch geschwärzt werden. Die Schwärzung erfolgt entweder regelbasiert über definierte reguläre Ausdrücke (z. B. für IBANs, Telefonnummern oder Kundennummern) oder KI-gestützt, um sensible Daten wie Namen oder Adressen intelligent zu erkennen und zu verbergen.
Die geschwärzten Dokumente stehen anschließend in einer zensierten Version zur Verfügung, sodass nur berechtigte Benutzergruppen Zugriff auf die vollständigen Inhalte erhalten. Dadurch unterstützt Secure Masking Unternehmen dabei, Datenschutzrichtlinien einzuhalten und gleichzeitig die Integrität und Vertraulichkeit ihrer Dokumente zu wahren insbesondere im Rahmen von Compliance- und Audit-Anforderungen.
Info
Um das Compliance Feature nutzen zu können, benötigen Sie Document Central. Document Central dient als zentrales Dokumentenmanagementsystem.
Benchmark
Mit dem Compliance Setup von Document Central erhalten Sie die folgenden Funktionen:
| Funktionalitäten | BC Standard | Document Central - Compliance Feature |
|---|---|---|
| Retention Labels zur regelbasierten Dokumentenklassifizierung |  |
|
| Automatische Anwendung von Retention Labels über Retention Crawler | |
|
| Exportierbarer Audit Proof (z. B. PDF, Word) | |
|
| Vollständiger Dokumentenlog mit Benutzeraktionen und Zeitstempeln | ⚠️ Eingeschränkt | |
| Revisionssichere Nachweiserstellung | |
|
| Regel- oder KI-basierte Schwärzung sensibler Daten (Secure Masking) | |
|
| Dokumentenbasierte Zugriffskontrolle | ⚠️ Rollenbasiert | |
| Integration mit SharePoint-Berechtigungsgruppen | |
|
| Konfigurierbares Compliance Setup in der BC-Oberfläche | |