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Audit Proof

Audit-Proof – Revisionssichere Dokumentenablage in Document Central

Ein Audit-Proof stellt sicher, dass Dokumente in Document Central revisionssicher gespeichert und verwaltet werden. Das bedeutet: Dokumente sind nachvollziehbar, unveränderbar und werden entsprechend gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt.

Die Grundlage dafür bilden sogenannten Aufbewahrungskennzeichnungen. Diese werden im Microsoft Purview Compliance Center erstellt, mit SharePoint Online synchronisiert und anschließend in Document Central verwendet. Aufbewahrungskennzeichnungen für ABS werden direkt in Document Central erstellt.

Info

Ein Aufbewahrungskennzeichen legt fest:

  • dass ein Dokument nicht gelöscht werden darf,
  • und wie lange es aufbewahrt werden muss.

Die Zuweisung der Labels erfolgt automatisch oder manuell je nach Konfiguration. Dabei kommt ein Prioritätsmodell zum Einsatz, das berücksichtigt, ob ein Label auf Metadaten, Inhaltstypen oder Dokumentbibliotheken definiert wurde.

Mit Prioritätsmodell ist in Document Central die Reihenfolge gemeint, in der Retention Labels angewendet werden, wenn mehrere Konfigurationen gleichzeitig greifen könnten. Das Modell legt fest, welche Konfigurationsebene Vorrang hat, wenn z. B. ein Dokument sowohl über Metadaten als auch über einen Inhaltstyp oder eine Dokumentbibliothek ein Label erhalten könnte. Zusätzlich sorgen Zugriffskontrollen dafür, dass nur berechtigte Benutzergruppen Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen dürfen oder Retention Labels ändern können. So wird sichergestellt, dass alle Vorgänge den Compliance-Vorgaben entsprechen und die Integrität der Dokumentenablage gewahrt bleibt.

Um ein Audit Proof Report zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie im Document Central Rollencenter.
  2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Compliance.
  3. Wählen Sie den Menüpunkt Audit Proof aus.
  4. Entscheiden Sie sich für eine der folgenden Aktionen:
    • Send to...
    • Print
    • Preview
  5. Wenn Sie Send to... auswählen, öffnet sich ein Dialog zur Auswahl des gewünschten Formats (z. B. PDF, Word).
  6. Wählen Sie das gewünschte Format und klicken Sie auf OK.
  7. Das Dokument wird im gewählten Format erstellt und automatisch heruntergeladen.

Siehe auch