Arbeiten mit Überprüfungs- und Genehmigungsabläufen

Verträge im Vertragsmanagement können optional einem Überprüfungsablauf und/oder einem Genehmigungsablauf unterzogen werden, bevor sie aktiv werden.
Diese Abläufe stellen sicher, dass Verträge von den richtigen Stakeholdern validiert und formell genehmigt werden, bevor sie ausgeführt werden.
Beide Abläufe sind unabhängig voneinander – sie können zusammen, einzeln oder gar nicht verwendet werden.

Optionale Nutzung

Kein Ablauf → Der Vertrag wird direkt nach der Erstellung aktiv.
Nur Überprüfungsablauf → Der Vertrag muss zuerst überprüft werden, bevor er aktiv wird.
Nur Genehmigungsablauf → Der Vertrag muss zuerst genehmigt werden, bevor er aktiv wird.
Beide Abläufe → Der Vertrag wird zuerst überprüft und dann genehmigt.

Nachdem alle erforderlichen Abläufe abgeschlossen sind (oder wenn keine definiert sind), wird der Vertrag automatisch auf Aktiv gesetzt.

Zugriff auf Überprüfungs- und Genehmigungsaufgaben

Verträge, die auf Ihre Überprüfung oder Genehmigung warten, sind über die Rollencenter-Hinweise zugänglich.

Um darauf zuzugreifen: 1. Öffnen Sie das Rollencenter für Vertragsmanagement.
2. Wählen Sie den Hinweis Verträge zur Überprüfung oder Verträge zur Genehmigung.
3. Das System öffnet die Vertragsantwortenliste, die nur die für Sie relevanten Verträge anzeigt.

Von hier aus können Sie die Vertragsantwortkarte öffnen, um weitere Details zu einem bestimmten Vertrag zu sehen.

Verfügbare Aktionen

Je nach aktuellem Status des Vertrags stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung:

Vertrag überprüfen – Bestätigt den Vertrag während der Überprüfungsphase.
Vertrag ablehnen – Lehnt den Vertrag während der Überprüfung ab und erfordert einen Kommentar.
Vertrag genehmigen – Genehmigt den Vertrag während der Genehmigungsphase.
Vertrag ablehnen – Lehnt den Vertrag während der Genehmigung ab und erfordert einen Kommentar.

Info

Bei der Ablehnung eines Vertrags (sowohl in der Überprüfung als auch in der Genehmigung) verlangt das System einen Kommentar, um den Grund für die Ablehnung zu dokumentieren.

Vertragsstatus

Die Aktionen hängen vom aktuellen Vertragsstatus ab:

In Überprüfung → Überprüfer können den Vertrag bestätigen oder ablehnen.
Wartet auf Genehmigung → Genehmiger können den Vertrag bestätigen oder ablehnen.
Aktiv → Wenn kein Ablauf definiert ist oder alle Abläufe abgeschlossen sind, wird der Vertrag automatisch aktiv.

Sichtbarkeitsregeln

Das System zeigt Verträge und Aktionen nur an, wenn:
- Der Benutzer als verantwortliche Person im Überprüfungsablauf oder Genehmigungsablauf des Vertrags aufgeführt ist, und
- Der Ablauf-Eintrag für den Benutzer noch offen ist (Status = leer).

Dies stellt sicher, dass Benutzer nur die Verträge sehen, für die sie verantwortlich sind.

Typischer Arbeitsablauf

Vertrag erstellt
Wenn kein Ablauf definiert ist → Vertrag wird automatisch aktiviert.
Wenn ein Ablauf definiert ist → der Vertrag tritt in die jeweilige Phase ein.
Überprüfungsphase (optional)
Überprüfer bestätigen oder lehnen ab.
Wenn bestätigt → nächste Phase (Genehmigung oder Aktivierung).
Genehmigungsphase (optional)
Genehmiger bestätigen oder lehnen ab.
Wenn bestätigt → Vertrag wird aktiv.
Aktivierung
Sobald alle erforderlichen Abläufe abgeschlossen sind, wird der Vertrag automatisch aktiviert.

Zusammenfassung

Überprüfungs- und Genehmigungsabläufe sind optional.
Sie können gemeinsam, separat oder gar nicht verwendet werden.
Verträge ohne Abläufe (oder nach abgeschlossenen Abläufen) werden automatisch aktiviert.
Überprüfer handeln während In Überprüfung, Genehmiger handeln während Wartet auf Genehmigung.
Aktionen umfassen Bestätigen oder Ablehnen, mit obligatorischen Kommentaren für Ablehnungen.