Arbeiten mit Vertragsaufgaben & Verpflichtungen
Vertragsaufgaben & Verpflichtungen ermöglichen es, spezifische Aktivitäten und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Vertrags zuzuweisen, nachzuverfolgen und zu verwalten. Sie bieten eine klare Übersicht darüber, was erledigt werden muss, von wem und bis wann — und sorgen so für Nachvollziehbarkeit und eine fristgerechte Vertragserfüllung.
Zweck von Aufgaben & Verpflichtungen
- Zuweisung konkreter Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Benutzer, die an einem Vertrag beteiligt sind.
- Nachverfolgung von verpflichtenden und optionalen Aufgaben, einschließlich Fristen und Bearbeitungsstatus.
- Bereitstellung einer persönlichen Übersicht über offene Aufgaben und Verpflichtungen direkt im Rollencenter.
Verwaltung von Vertragsaufgaben
Aufgaben werden in der Tabelle Vertragsaufgabe definiert und einem Vertrag zugeordnet. So verwalten Sie Aufgaben und Verpflichtungen:
- Öffnen Sie die Vertragskarte.
- Verwenden Sie den Bereich Vertragsaufgaben am unteren Rand der Seite, um Aufgaben anzuzeigen, hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
- Weisen Sie jeder Aufgabe den verantwortlichen Benutzer zu.
- Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest und markieren Sie, ob die Aufgabe verpflichtend ist.
- Benutzer können den Status ihrer zugewiesenen Aufgaben direkt im Rollencenter aktualisieren.
Aufgabenübersicht im Rollencenter
Jeder Benutzer hat Zugriff auf eine eigene Liste zugewiesener Aufgaben im Rollencenter. Diese Liste bietet eine schnelle Übersicht über offene Punkte, die Aufmerksamkeit erfordern.
- Die Liste wird automatisch nach dem aktuellen Benutzer gefiltert.
- Aufgaben mit dem Status = Erledigt werden ausgeblendet.
- Sowohl normale Benutzer als auch Administratoren können ihre jeweiligen Aufgabenlisten einsehen.
- Aufgaben werden nach Fälligkeitsdatum sortiert, wobei die frühesten Termine zuerst erscheinen.
- Das Fälligkeitsdatum wird rot hervorgehoben, wenn die Aufgabe fällig oder überfällig ist.
- Benutzer können den Status ihrer Aufgaben direkt im Rollencenter ändern, ohne den Vertrag öffnen zu müssen.
Wichtige Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vertragsnr. | Der Vertrag, zu dem diese Aufgabe gehört. |
| Aufgabentitel | Der Titel oder die Beschreibung der Aufgabe bzw. Verpflichtung. |
| Zugewiesen an | Der Benutzer, der für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. |
| Fälligkeitsdatum | Das Datum, bis zu dem die Aufgabe abgeschlossen sein muss. |
| Verpflichtend | Gibt an, ob die Aufgabe für die Vertragserfüllung verpflichtend ist. |
| Status | Der aktuelle Status der Aufgabe (z. B. Nicht begonnen, In Arbeit, Verschoben, Erledigt). |
| Notizen | Zusätzliche Anmerkungen oder Kommentare zur Aufgabe. |
Aufgabenstatus
- Nicht begonnen: Aufgabe wurde zugewiesen, aber noch nicht gestartet.
- In Arbeit: Aufgabe wird derzeit bearbeitet.
- Verschoben: Aufgabe wurde zurückgestellt und wird zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt.
- Erledigt: Aufgabe wurde abgeschlossen.
Verpflichtende Aufgaben
Aufgaben, die als verpflichtend markiert sind, sind erforderlich, um den Vertrag ordnungsgemäß zu erfüllen. Nicht verpflichtende Aufgaben sind optional, können aber zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit trotzdem verfolgt werden.
Benutzererlebnis
- Jeder Benutzer sieht eine individuelle Liste seiner offenen Aufgaben im Rollencenter.
- Überfällige Aufgaben werden optisch hervorgehoben, um Aufmerksamkeit zu erzeugen.
- Alle anderen Felder sind schreibgeschützt, um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern.
Verhalten
- Vertragsaufgaben sind sowohl innerhalb der Vertragskarte (im Bereich Aufgaben & Verpflichtungen) als auch in der Aufgabenliste des Rollencenters sichtbar.
- Filter- und Sichtbarkeitsregeln stellen sicher, dass jeder Benutzer nur seine eigenen aktiven Aufgaben im Rollencenter sieht.
- Administratoren können Aufgabenlisten aller Benutzer einsehen, um den Fortschritt und die Arbeitsverteilung zu überwachen.