Arbeiten mit Vertragsfristen
Vertragsfristen im Vertragsmanagement helfen Ihnen, wichtige vertragliche Termine zu überwachen und zu verwalten.
Sie definieren welche Ereignisse (z. B. Verlängerungen, Kündigungen, Abläufe) verfolgt werden müssen, und wer benachrichtigt wird, wenn die Frist naht.
Die Fristeninformationen werden in der Vertragskarte innerhalb des Vertragsfristen-FactBox/ListPart angezeigt.
Zweck
- Sicherstellen, dass kritische Vertragsdaten nicht verpasst werden.
- Verantwortliche Personen automatisch über bevorstehende Maßnahmen benachrichtigen.
- Eine Statusübersicht aller Fristen pro Vertrag bereitstellen.
Struktur der Vertragsfristen
Jeder Fristeneintrag enthält die folgenden Schlüsselinformationen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Fristentyp | Definiert den Typ der Frist (z. B. Verlängerung, Kündigung). |
| Fälligkeit Intervall | Gibt das relative Zeitintervall an (z. B. 30 Tage vor dem Enddatum). |
| Fälligkeitsdatum | Das berechnete Fälligkeitsdatum, an dem die Frist relevant wird. |
| Status | Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstatus der Frist (z. B. ausstehend, erledigt). |
| Zugewiesen an | Die Person, die für diese Frist verantwortlich ist und Benachrichtigungen erhält. |
Fristentypen
Das System unterstützt die folgenden Fristentypen:
-
Vertragsverlängerung
Erinnerung an bevorstehende Vertragsverlängerungstermine. -
Vertragskündigung
Erinnerung an geplante Vertragskündigungen, die von Ihrer Organisation initiiert werden. -
Vertragskündigung Gegenpartei
Erinnerung an Kündigungen, die von der Gegenpartei kommuniziert werden.
Diese Typen werden vom Assistenten verwendet, um automatisch Fristen basierend auf der Vertragskonfiguration zu erstellen.
Automatische Erstellung
- Vertragsfristen können nicht manuell erstellt werden.
- Sie werden automatisch generiert, wenn ein Vertrag mit dem Vertragserstellungsassistenten, Vertragsverlängerungsassistenten, Vertragskündigungsassistenten erstellt wird.
- Die Regeln für die Fristenerstellung hängen vom Vertragstyp und seiner Konfiguration ab (z. B. Startdatum, Enddatum, Verlängerungs- und Kündigungsregeln).
Benachrichtigungen
- Benutzer, die unter Zugewiesen an aufgeführt sind, werden automatisch benachrichtigt, wenn die Frist naht.
- Benachrichtigungen können per E-Mail gesendet werden, abhängig von der Konfiguration.
- Mehrere Fristen können demselben Vertrag zugewiesen werden, die verschiedene Szenarien abdecken.
Zugriff auf Fristen
- Öffnen Sie die Vertragskarte.
- In der Vertragsfristen-FactBox sehen Sie alle Fristen für den Vertrag.
- Jeder Eintrag zeigt seinen Typ, Fälligkeitsdatum, Status und die verantwortliche Person.
Info
Da Fristen automatisch vom Assistenten erstellt werden, können Sie Einträge nicht direkt hinzufügen oder löschen.
Sie werden systemgeneriert, um Konsistenz über die Verträge hinweg sicherzustellen.
Workflow
- Vertragserstellung
- Wenn ein Vertrag mit dem Assistenten erstellt wird, werden Fristen automatisch generiert.
-
Sie hängen von den im Vertragstyp definierten Regeln ab.
-
Überwachung
- Das Fälligkeitsdatum und der Status sind im Vertrag sichtbar.
-
Der zugewiesene Benutzer wird gemäß dem Fälligkeit Intervall benachrichtigt.
-
Benachrichtigung
- Verantwortliche Benutzer erhalten Erinnerungen (per E-Mail).
- Sobald die Frist bearbeitet wurde, wird der Status automatisch aktualisiert.
Zusammenfassung
- Vertragsfristen stellen sicher, dass wichtige vertragliche Daten verfolgt und benachrichtigt werden.
- Sie werden automatisch vom Vertragsassistenten erstellt – eine manuelle Erstellung ist nicht möglich.
- Jede Frist umfasst: Typ, Intervall, Fälligkeitsdatum, Status und verantwortliche Person.
- Unterstützte Fristentypen sind: Vertragsverlängerung, Vertragskündigung und Vertragskündigung Gegenpartei.
- Benachrichtigungen sorgen für rechtzeitige Maßnahmen durch die richtigen Stakeholder.
- Fristen werden direkt auf der Vertragskarte angezeigt.