Einrichtung von Verantwortungsflüssen

Das Vertragsmanagement unterstützt die Verwendung von Verantwortungsflüssen, um zu definieren, wie Verantwortlichkeiten innerhalb eines Vertrags zugewiesen und verwaltet werden. Ein Verantwortungsfluss gruppiert verantwortliche Personen und spezifiziert die Art des Verantwortlichkeitsprozesses (z. B. müssen alle zustimmen oder nur einer).

Diese Einrichtung gewährleistet eine konsistente Zuweisung von Verantwortlichkeiten und eine transparente Genehmigungsabwicklung.

Aktivierung von Verantwortungsflüssen

Um Verantwortungsflüsse zu erstellen und zu verwalten, befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie im Vertragsmanagement-Rollencenter auf Einrichtung in der Menüleiste.
2. Navigieren Sie zur Liste der Verantwortungsflüsse.
3. Erstellen Sie neue Einträge oder aktualisieren Sie vorhandene, um Ihrem organisatorischen Prozess zu entsprechen.

Info

Verantwortungsflüsse dienen als Vorlagen, die definieren, wie Verantwortlichkeiten strukturiert sind. Jeder Fluss wird durch einen eindeutigen Code identifiziert.

Sobald sie konfiguriert sind, können Verantwortungsflüsse Verträgen zugewiesen und zur Steuerung von Genehmigungs- und Verantwortlichkeitsmanagement verwendet werden.

Verwendung von Verantwortungsflüssen

Bei der Arbeit mit Verträgen können Sie einen Verantwortungsfluss zuweisen, um zu bestimmen, wie verantwortliche Personen einbezogen werden.

Um einen Verantwortungsfluss zuzuweisen:

1. Navigieren Sie zum Vertrag.
2. Suchen Sie den Genehmigungsfluss oder Überprüfungsfluss.
3. Wählen Sie einen geeigneten Fluss aus der vordefinierten Liste aus.
4. Speichern Sie den Vertrag.

Zuweisung von verantwortlichen Personen zu einem Fluss

Verantwortliche Personen können über das Arbeitsblatt Verantwortliche Person zu einem Verantwortungsfluss hinzugefügt werden.

Um Personen einem Fluss zuzuweisen:

1. Navigieren Sie zum Verantwortungsfluss.
2. Klicken Sie auf das Feld Anzahl der verantwortlichen Personen.
3. Die Verantwortlichen Personen werden geöffnet und zeigen alle verantwortlichen Personen, die mit diesem Fluss verknüpft sind.
4. Klicken Sie auf Neu, um eine Person hinzuzufügen.
5. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
6. Benutzername – Der Systembenutzer, der verantwortlich sein wird.
7. Per E-Mail benachrichtigen – Bestimmt, ob der Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen im Fluss erhält (Standard ist wahr).
8. Reihenfolge – Die Reihenfolge, in der die verantwortlichen Personen im Fluss handeln.
9. Speichern Sie den Datensatz.

Info

Das Feld Reihenfolge steuert die Handlungsreihenfolge, wenn mehrere verantwortliche Personen zugewiesen sind. Verantwortliche Personen müssen gültige Systembenutzer sein.

Genehmigungsfluss und Überprüfungsfluss in Verträgen

Verträge können unterschiedliche Flüsse für verschiedene Zwecke referenzieren:

• Genehmigungsfluss – Bestimmt den Genehmigungsprozess, bevor ein Vertrag abgeschlossen wird.
• Überprüfungsfluss – Definiert den Prozess zur Überprüfung eines Vertrags, der möglicherweise unterschiedliche verantwortliche Personen oder Schritte umfasst.

Info

Durch die Trennung von Genehmigungsfluss und Überprüfungsfluss können Organisationen ein mehrstufiges Verantwortlichkeitsmanagement implementieren, zum Beispiel müssen Verträge möglicherweise zuerst von der Rechtsabteilung überprüft und dann von der Geschäftsführung genehmigt werden.