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Einrichtung von E-Mail-Vorlagen

Business-Portale nutzen E-Mails in verschiedenen Szenarien, einschließlich der Bestätigung der Benutzerregistrierung, der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), der Bestätigung von Bestellungen und mehr. Die Plattform ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter E-Mail-Vorlagen, die eine dynamische Integration mit Daten ermöglichen, wie z. B. die Einbeziehung des Benutzernamens in bestellbezogene Kommunikationen. Darüber hinaus unterstützt diese Funktion mehrsprachige Fähigkeiten, sodass E-Mails in der bevorzugten Sprache des Benutzers gesendet werden können.

Erstellen einer neuen E-Mail-Vorlage

Diese Schritte werden befolgt, um die Basisdaten der E-Mail-Vorlage zu erstellen, die im gesamten Business-Portal zugänglich sind, wo immer die E-Mail-Vorlage verwendet wird. Um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Klicken Sie auf der Rollenzentrum-Seite des Business-Portals auf Portal Setup in der Menüleiste.
  2. Navigieren Sie zu E-Mail-Vorlagen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen.
  4. Füllen Sie das Feld Code mit einem eindeutigen Code für die E-Mail-Vorlage aus.
  5. Das Beschreibungsfeld kann mit einer kurzen Beschreibung der E-Mail-Vorlage ausgefüllt werden. Dieses Feld ist nur für den Business Central-Benutzer sichtbar.

Hinzufügen des Vorlageninhalts

Der Inhalt der E-Mail-Vorlage muss dann bereitgestellt werden. Dieser Inhalt wird vom System verwendet und an den entsprechenden Benutzer gesendet. Um den Vorlageninhalt hinzuzufügen, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Klicken Sie im Abschnitt Zeilen auf das Feld Sprachecode, um die Sprache für die E-Mail-Vorlage auszuwählen. Alle konfigurierten Sprachen sind in der Dropdown-Liste verfügbar.
  2. Füllen Sie das Feld Betreff mit dem Betreff der E-Mail aus.
  3. Der Textkörper der E-Mail-Vorlage muss außerhalb von Business Central erstellt werden, indem ein HTML-Dokument generiert wird. Dieser Ansatz ermöglicht die Verwendung vollständiger HTML-Formatierungen innerhalb der E-Mail, wodurch eine breitere Palette von Formatierungsoptionen wie kursiv, fett, unterstrichen, Bilder und mehr ermöglicht wird.
  4. Sobald der HTML-Text vorbereitet ist, klicken Sie auf Importieren, um ein Pop-up-Fenster zu öffnen. Von dort aus können Sie entweder klicken, um einen Datei-Explorer zu öffnen, mit dem Sie die gewünschte Datei auswählen können, oder die HTML-Datei direkt in das Pop-up-Fenster ziehen und ablegen.
  5. Nachdem die HTML-Datei hochgeladen wurde, wird das Feld Vorlage importiert automatisch markiert.

Tip

Es wird dringend empfohlen, für jede konfigurierte Sprache eine E-Mail-Vorlage zu erstellen. Dies stellt sicher, dass ein Benutzer, wenn er seine bevorzugte Sprache auswählt, die E-Mail in seiner gewählten Sprache erhält.

Exportieren einer E-Mail-Vorlage

Die E-Mail-Vorlage kann auch exportiert werden, um eine einfache Überprüfung ihres Inhalts oder die Modifikation einer bestehenden Vorlage zu ermöglichen, ohne eine völlig neue erstellen zu müssen.

Verwendung von Platzhaltern

Platzhalter können innerhalb der E-Mail-Vorlage verwendet werden, um dynamisch Daten einzufügen, wie z. B. den Benutzernamen, die Bestellnummer oder andere relevante Informationen. Diese Platzhalter werden durch die tatsächlichen Daten ersetzt, wenn die E-Mail an den Benutzer gesendet wird. Um Platzhalter zu verwenden, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Wählen Sie eine Quelltabelle aus.
  2. Klicken Sie auf die Aktion E-Mail-Platzhalter, um die Platzhalterliste zu öffnen.
  3. Der Platzhaltertext wird automatisch generiert, z. B. %1, %2, %3 usw. Diese Platzhalter können in den Inhalt der E-Mail-Vorlage kopiert und eingefügt werden.
  4. Wählen Sie einen Feldnamen mithilfe der Suchfunktion aus, der durch die tatsächlichen Daten ersetzt wird, wenn die E-Mail gesendet wird.

Example

Wenn die E-Mail-Vorlage beispielsweise für eine Bestätigung der Benutzerregistrierung gedacht ist, kann der Platzhalter %1 verwendet werden, um den Benutzernamen einzufügen. Wenn die E-Mail gesendet wird, wird der Platzhalter %1 durch den tatsächlichen Namen des Benutzers ersetzt. Dies kann erreicht werden, indem Benutzer als Quelltabelle ausgewählt wird, und in der Platzhalterliste für %1 das Feld Benutzername ausgewählt wird. Dies stellt sicher, dass %1 in der E-Mail-Vorlage durch den tatsächlichen Benutzernamen ersetzt wird.