Einrichtung von E-Mail-Konten
Diese Dokumentation bietet eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung und Verwaltung von E-Mail-Konten für die Verwendung mit Document Inbound. Sie führt Sie durch die Schritte zur Erstellung, Synchronisierung und Verwaltung von E-Mail-Konten innerhalb von Document Inbound.
Document Inbound ermöglicht die automatische Erfassung von E-Mails und deren Anhängen zum Import in eingehende Listen. Sowohl gemeinsame Postfächer als auch Benutzerpostfächer können verwendet werden. Diese Postfächer werden innerhalb der Document Inbound-Gruppe in Azure definiert, um eine klare Trennung und bessere Kontrolle zu gewährleisten.
Wichtiger Hinweis
Um die Konfiguration erfolgreich abzuschließen, muss eine gültige App-Registrierung mit Document Inbound verknüpft sein.
Zugriff auf die E-Mail-Liste-Seite
Um mit der Verwaltung von E-Mail-Konten zu beginnen, navigieren Sie zur E-Mail-Liste-Seite in Document Inbound:
- Suchen Sie nach "Document Inbound - E-Mail-Liste" in Business Central.
- Alternativ gehen Sie zum Admin-Rollen-Center, wo Sie über die Registerkarte E-Mail auf die Seite "E-Mail-Liste" zugreifen können.
Information
Wenn eine Document Inbound-Gruppe noch nicht existiert, wird sie beim ersten Öffnen der Seite automatisch erstellt. Bestätigen Sie die Aufforderung zur Erstellung oder verwenden Sie die Aktion zur Gruppenerstellung auf der E-Mail-Liste-Seite.
Aktionen auf der E-Mail-Liste-Seite
Hinzufügen einer vorhandenen E-Mail-Adresse
Diese Aktion ermöglicht es Ihnen, eine vorhandene Microsoft 365-E-Mail-Adresse zur Document Inbound-Gruppe hinzuzufügen.
Schritte:
- Klicken Sie auf die Aktion "Hinzufügen".
- Klicken Sie im Assistenten auf Weiter, bis Sie zum Schritt zur Eingabe der E-Mail-Adresse gelangen.
- Wählen Sie die gewünschte Microsoft 365-E-Mail-Adresse aus der Liste aus.
- Die Adresse wird zur Gruppe hinzugefügt und kann nach der Synchronisierung verwendet werden.
Erstellen einer neuen E-Mail-Adresse
Wenn keine geeignete E-Mail-Adresse vorhanden ist, können Sie mit dieser Funktion eine neue erstellen.
Schritte:
Klicken Sie auf die Option "Erstellen" im Dropdown-Menü unter der Aktion "Hinzufügen". Dies öffnet einen Assistenten, der Sie Schritt für Schritt durch den E-Mail-Erstellungsprozess führt.
Es gibt zwei Haupttypen von E-Mail-Adressen, die Sie erstellen können:
| Typ | Details | Weitere Informationen |
|---|---|---|
| Gemeinsames Postfach | Ein gemeinsames Postfach ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff darauf, ohne spezifische Anmeldeinformationen. | Erfahren Sie mehr |
| Benutzerpostfach | Ein Benutzerpostfach ist einem bestimmten Benutzer zugewiesen und erfordert dessen Anmeldeinformationen für den Zugriff. | Erfahren Sie mehr |
Je nach Typ, den Sie erstellen möchten, müssen Sie möglicherweise im Azure-Portal fortfahren oder mit dem Assistenten fortfahren.
Synchronisieren
Diese Aktion synchronisiert alle E-Mail-Adressen aus der Document Inbound Azure-Gruppe mit der Liste in Business Central.
Schritte:
- Navigieren Sie zur E-Mail-Liste-Seite.
- Klicken Sie auf Synchronisieren.
- Alle E-Mail-Adressen aus der Document Inbound-Gruppe werden zur Liste hinzugefügt.
Entfernen einer E-Mail-Adresse
Diese Aktion entfernt eine vorhandene E-Mail-Adresse aus der Document Inbound-Gruppe.
Schritte:
- Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf Entfernen.
- Die Adresse wird aus der Gruppe gelöscht und wird nicht mehr synchronisiert.
Gemeinsame Postfächer
Ein gemeinsames Postfach ist ein Postfach, auf das mehrere Benutzer ohne spezifische Anmeldeinformationen zugreifen können. Diese Art von Postfach ist mit Document Inbound kompatibel und kann von diesem genutzt werden. Es ist zu beachten, dass die Zuweisung einer Lizenz keine Voraussetzung für den Betrieb eines gemeinsamen Postfachs ist.
Einschränkungen
Ein gemeinsames Postfach kann nicht über Business Central erstellt werden. Es muss im Microsoft 365 Exchange Admin Center erstellt und manuell für Document Inbound über das Azure-Portal zugewiesen werden.
Erstellen eines gemeinsamen Postfachs
Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um ein gemeinsames Postfach zu erstellen.
Hinweis
Je nach Unternehmensrichtlinie sind möglicherweise spezielle Berechtigungen oder Administratorrechte erforderlich, um ein gemeinsames Postfach zu erstellen.
- Navigieren Sie zum Exchange Admin Center und melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen an.
- Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Empfänger und dann auf Postfächer.
- Klicken Sie auf + Ein gemeinsames Postfach hinzufügen, um ein neues Postfach zu erstellen.
- Geben Sie den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Erstellen, um das Postfach zu erstellen.
- Das gemeinsame Postfach ist jetzt erstellt und bereit, der Document Inbound-Gruppe zugewiesen zu werden. Bitte beachten Sie, dass es einige Minuten dauern kann, bis das Postfach erstellt ist.
- Die Zuweisung des gemeinsamen Postfachs zur Document Inbound-Gruppe kann über das Exchange Admin Center oder über das Azure-Portal erfolgen.
Zuweisen eines gemeinsamen Postfachs zur Document Inbound-Gruppe über das Exchange Admin Center
- Navigieren Sie zum Exchange Admin Center und melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen an.
- Suchen Sie nach einer Gruppe mit dem Namen Document Inbound und klicken Sie darauf. Wenn die Gruppe nicht existiert, erstellen Sie sie bitte über Document Inbound in Business Central. Dies kann erfolgen, indem Sie einfach die E-Mail-Liste öffnen. Ein Popup wird erscheinen und Sie auffordern, die Gruppe zu erstellen.
- Klicken Sie in den Details der Document Inbound-Gruppe auf Mitglieder.
- Klicken Sie auf Alle anzeigen und Mitglieder verwalten, um einen Überblick über die Gruppenmitglieder zu erhalten.
- Klicken Sie auf + Mitglieder hinzufügen, um ein neues Mitglied zur Gruppe hinzuzufügen.
- Wählen Sie das gemeinsame Postfach aus, das Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen, um das Postfach zur Gruppe hinzuzufügen.
- Das gemeinsame Postfach ist jetzt zur Document Inbound-Gruppe hinzugefügt. Um das Postfach in Document Inbound zu verwenden, synchronisieren Sie bitte die E-Mail-Liste in Business Central.
Zuweisen eines gemeinsamen Postfachs zur Document Inbound-Gruppe über das Azure-Portal
- Navigieren Sie zum Azure-Portal und melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen an.
- Suchen Sie im Suchfeld nach Gruppen und klicken Sie auf Gruppen.
- Suchen Sie nach einer Gruppe mit dem Namen Document Inbound und klicken Sie darauf. Wenn die Gruppe nicht existiert, erstellen Sie sie bitte über Document Inbound in Business Central. Dies kann erfolgen, indem Sie einfach die E-Mail-Liste öffnen. Ein Popup wird erscheinen und Sie auffordern, die Gruppe zu erstellen.
- Klicken Sie in den Details der Document Inbound-Gruppe in der linken Navigationsleiste auf Mitglieder.
- Klicken Sie auf + Mitglieder hinzufügen, um ein neues Mitglied zur Gruppe hinzuzufügen.
- Wählen Sie das gemeinsame Postfach aus, das Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen, um das Postfach zur Gruppe hinzuzufügen.
- Das gemeinsame Postfach ist jetzt zur Document Inbound-Gruppe hinzugefügt. Um das Postfach in Document Inbound zu verwenden, synchronisieren Sie bitte die E-Mail-Liste in Business Central.
Benutzerpostfächer
Ein Benutzerpostfach ist ein Postfach, das einem bestimmten Benutzer zugewiesen ist, dessen Anmeldeinformationen benötigt werden, um auf das Postfach zugreifen zu können. Diese Art von Postfach ist mit Document Inbound kompatibel und kann von diesem genutzt werden. Es ist zu beachten, dass die Zuweisung einer Lizenz eine Voraussetzung für den Betrieb eines Benutzerpostfachs ist.
Hinzufügen eines E-Mail-Kontos zur Document Inbound-Gruppe
Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um ein E-Mail-Konto zur Gruppe hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf E-Mail in der Menüleiste und führen Sie die Aktion E-Mail-Liste aus.
- Führen Sie die Aktion E-Mail zur Gruppe hinzufügen in der Menüleiste aus, um den Assistenten zu starten, der es Ihnen ermöglicht, E-Mail-Benutzer zur Document Inbound-Gruppe hinzuzufügen.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse im Feld Benutzer-E-Mail ein und klicken Sie auf E-Mail hinzufügen, um fortzufahren.
- Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie die E-Mail-Adresse auswählen können, die für die Document Inbound-Gruppe verwendet werden soll. Klicken Sie auf das Microsoft-Konto, das Sie hinzufügen möchten, um sich zu authentifizieren.
- Das E-Mail-Konto ist jetzt zur Document Inbound-Gruppe hinzugefügt.
Info
Wenn das E-Mail-Konto, das hinzugefügt werden soll, nicht existiert, wird der Assistent zur Erstellung einer neuen E-Mail-Adresse geöffnet. Wenn dieser Assistent geöffnet wird, folgen Sie bitte den Anweisungen zur Erstellung einer neuen E-Mail-Adresse (Anweisungen unten).
Erstellen eines E-Mail-Kontos ohne Lizenz
Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um ein E-Mail-Konto zu erstellen.
- Klicken Sie auf E-Mail in der Menüleiste und führen Sie die Aktion E-Mail-Liste aus.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben der Aktion E-Mail zur Gruppe hinzufügen, um das Dropdown zu öffnen, und führen Sie dann die Aktion E-Mail erstellen aus, um den Assistenten zur Erstellung eines neuen E-Mail-Kontos zu starten.
- Konfigurieren Sie das E-Mail-Konto und stellen Sie sicher, dass Sie jedes erforderliche Feld ausfüllen.
- Klicken Sie auf E-Mail ohne Lizenz erstellen, um das E-Mail-Konto ohne Lizenz zu erstellen.
- Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie die E-Mail-Adresse auswählen können, die für die Document Inbound-Gruppe verwendet werden soll. Klicken Sie auf das Microsoft-Konto, das Sie hinzufügen möchten, um sich zu authentifizieren.
- Ein Dialogfenster erscheint mit einer Abfrage zur Zuweisung zur Document Inbound-Gruppe des kürzlich erstellten Benutzers. Klicken Sie auf Ja, um den Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.
- Das E-Mail-Konto ist jetzt zur Document Inbound-Gruppe hinzugefügt, jedoch ohne Lizenz.
Erstellen eines E-Mail-Kontos mit einer Microsoft 365-Lizenz
Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um ein E-Mail-Konto zu erstellen.
- Klicken Sie auf E-Mail in der Menüleiste und führen Sie die Aktion E-Mail-Liste aus.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben der Aktion E-Mail zur Gruppe hinzufügen, um das Dropdown zu öffnen, und führen Sie dann die Aktion E-Mail erstellen aus, um den Assistenten zur Erstellung eines neuen E-Mail-Kontos zu starten.
- Konfigurieren Sie das E-Mail-Konto und stellen Sie sicher, dass Sie jedes erforderliche Feld ausfüllen.
- Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
- Eine Lizenzliste wird angezeigt, aus der eine Lizenz ausgewählt werden muss.
- Wählen Sie die Lizenz aus, die für das E-Mail-Konto verwendet werden soll, und klicken Sie auf E-Mail erstellen und Lizenz zuweisen, um das E-Mail-Konto mit einer Lizenz zu erstellen.
- Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie die E-Mail-Adresse auswählen können, die für die Document Inbound-Gruppe verwendet werden soll. Klicken Sie auf das Microsoft-Konto, das Sie hinzufügen möchten, um sich zu authentifizieren.
- Ein Dialogfenster erscheint mit einer Abfrage zur Zuweisung zur Document Inbound-Gruppe des kürzlich erstellten Benutzers. Klicken Sie auf Ja, um den Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.
- Der Benutzer wurde zusammen mit der ausgewählten Lizenz erstellt.