Zum Inhalt

Schnellstart

Contract Management kann sehr schnell implementiert und aktiviert werden. Dies ermöglicht eine schnelle Rendite. Das Contract Management bietet einen hohen Grad an Anpassungsmöglichkeiten durch Konfiguration. Viele Bereiche können individuell angepasst werden, und Prozesse können durch ein Setup verwaltet werden. Das Ziel der Simova-Produkte ist jedoch, dass die Inbetriebnahme sehr einfach und schnell ist.

Die folgenden Schritte müssen unternommen werden, um schnell mit dem Contract Management zu beginnen.

  1. Installieren Sie die Contract Management-Erweiterung aus dem Marketplace.
  2. Befolgen Sie die Schritte aus der Checkliste der geführten Erfahrung.

Installation aus dem Erweiterungs-Marktplatz

Das Contract Management kann direkt in Business Central über den Erweiterungs-Marktplatz installiert werden. Der Erweiterungs-Marktplatz integriert den AppSource-Marktplatz in Business Central.

Befolgen Sie diese Schritte, um das Contract Management über den Erweiterungs-Marktplatz zu installieren.

  1. Klicken Sie auf das Suchsymbol Image, geben Sie Erweiterungs-Marktplatz ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
  2. Geben Sie Contract Management in das Suchfeld auf der rechten Seite ein.
  3. Die Contract Management-Erweiterung des Anbieters Simova GmbH wird in den Suchergebnissen angezeigt.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kostenlose Testversion.
  5. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und klicken Sie auf Installieren.
  7. Die Contract Management-Erweiterung wird nun installiert.

Geführte Erfahrung Checkliste ausführen

Das Contract Management bietet eine geführte Erfahrung für eine schnelle Einrichtung. Die geführte Erfahrung bietet eine Checkliste, die in nur wenigen Minuten abgeschlossen werden kann. Weisen Sie sich die Rolle des Contract Management-Administrators zu, um die Schritte in der Checkliste auszuführen.

Befolgen Sie diese Schritte, um die Rolle des Contract Management-Administrators zuzuweisen.

  1. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol image und wählen Sie Meine Einstellungen.
  2. Ändern Sie die Rolle in Contract Management - Administrator und klicken Sie auf OK.
  3. Business Central wird neu geladen, und die Rolle des Contract Management-Administrators sollte angezeigt werden.

Die Checkliste ist oben in der Rolle des Contract Management-Administrators sichtbar und umfasst die folgenden Punkte. Jeder Punkt kann Schritt für Schritt ausgeführt und nach Abschluss abgehakt werden, sodass Sie leicht verfolgen können, welche Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden.

Info

Wenn die Checkliste in der Rolle des Contract Management-Administrators nicht sichtbar ist, suchen Sie nach Checkliste anzeigen in der Suchleiste und führen Sie die Aktion aus. Dadurch wird die aktuelle Rolle neu geladen und die Checkliste reaktiviert.

Lizenzieren Sie Ihr Contract Management

Um das Contract Management zu nutzen, muss eine Lizenz aktiviert werden. Die folgenden Schritte führen Sie durch den Lizenzierungsprozess. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Klicken Sie auf Start in der Checkliste, um den Lizenzierungsassistenten zu starten.
  2. Klicken Sie auf Start auf der Willkommensseite, um den Assistenten zu beginnen.
  3. Um das Contract Management zu nutzen, lesen Sie bitte die Datenschutzerklärung und die Endbenutzer-Lizenzvereinbarung.
  4. Akzeptieren Sie die Bedingungen, indem Sie das Kästchen Ich akzeptiere die Bedingungen ankreuzen.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Geben Sie Ihre Lizenzinformationen in die Felder Kundennummer und Aktivierungsschlüssel ein oder starten Sie eine Testversion, indem Sie auf Testversion starten klicken.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Fügen Sie die Benutzer hinzu, die Sie für das Contract Management lizenzieren möchten. Wählen Sie die Benutzer anhand ihrer Benutzer-ID aus und klicken Sie auf Aktivieren.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Wählen Sie eine Kontaktperson für das Contract Management anhand ihrer Benutzer-ID aus und klicken Sie auf Weiter.
  11. Schließen Sie den Assistenten ab, indem Sie auf Fertigstellen klicken.

E-Mail-Konto konfigurieren

Eine der wichtigsten Ausgabemethoden ist das Versenden per E-Mail. Das Contract Management nutzt die Standard-E-Mail-Konto-Funktionalität von Business Central. Um ein E-Mail-Konto zu konfigurieren, befolgen Sie die folgenden Schritte:

  1. Klicken Sie auf Start in der Checkliste, um mit der Konfiguration eines E-Mail-Kontos zu beginnen.
  2. Klicken Sie auf Start auf der Willkommensseite, um den Assistenten zu starten.
  3. Wenn ein E-Mail-Konto vorhanden ist, wählen Sie es aus. Andernfalls klicken Sie auf Neues E-Mail-Konto erstellen.
  4. Klicken Sie auf Weiter auf der Willkommensseite zur E-Mail-Konto-Einrichtung, um den Assistenten zu starten.
  5. Wählen Sie den bevorzugten E-Mail-Kontotyp aus und folgen Sie den Schritten des Assistenten, bis das Konto erstellt ist.
  6. Kehren Sie zur Seite des E-Mail-Konto-Assistenten zurück und klicken Sie auf Weiter.
  7. Schließen Sie den Assistenten ab, indem Sie auf Fertigstellen klicken.

Unterstützte Sprachen einrichten

Das Contract Management unterstützt das Versenden von E-Mails in mehreren Sprachen. Je nach Sprache der Stammdaten wird die entsprechende sprachspezifische E-Mail-Vorlage verwendet. Um diese Funktionalität sicherzustellen, müssen Sie die bekannten Sprachen im Contract Management hinzufügen. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Sprache hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie auf Start in der Checkliste, um den Prozess zum Hinzufügen einer Sprache zu beginnen.
  2. Klicken Sie auf Start auf der Willkommensseite, um den Assistenten zu starten.
  3. Fügen Sie eine Sprache hinzu, indem Sie den dreibuchstabigen Sprachcode im Feld Code auswählen.
  4. Schließen Sie den Assistenten ab, indem Sie auf Fertigstellen klicken.

E-Mail Vorlage

E-Mail-Vorlagen erleichtern die Kommunikation im Contract Management. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild gegenüber Kunden.

Um E-Mail-Vorlagen zu konfigurieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Klicken Sie auf Start in der Checkliste, um E-Mail-Vorlagen hinzuzufügen.
  2. Das Fenster Core – Email Templates öffnet sich.
  3. Wählen Sie einen eindeutigen Code für Ihre E-Mail-Vorlage. Sie können im Feld Beschreibung eintragen, wofür die Vorlage genutzt wird.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  5. Wählen Sie nun eine Sprache aus, die Sie in der Spalte Sprachcode hinzufügen.
  6. In der Spalte Betreff können Sie für die ausgewählte Sprache einen Betreff konfigurieren.
  7. Im Text-Editor können Sie einen beliebigen E-Mail-Text hinzufügen. Ebenfalls können Sie im Betreff und im Text mit Platzhaltern arbeiten.
  8. Schließen Sie das Fenster, wenn Sie mit der Einrichtung der E-Mail-Vorlage fertig sind. Folgen Sie dem nächsten Schritt, wenn Sie E-Mail-Platzhalter definieren möchten.

E-Mail Platzhalter Konfigurieren

Platzhalter ermöglichen es, dynamische Inhalte in E-Mail-Vorlagen einzufügen. Sie werden automatisch durch die entsprechenden Daten aus dem System ersetzt, wie z. B. den Namen des Empfängers, das Vertragsdatum oder den Firmennamen. Dadurch können Vorlagen flexibel für verschiedene Empfänger genutzt werden, ohne dass der Text manuell angepasst werden muss.

Wenn Sie sich bereits im Bereich Core – Email Templates befinden, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Definieren Sie in Ihrem E-Mail-Text den Inhalt, der sich dynamisch ändern soll, mit %1. Sie können weitere Platzhalter hinzufügen, indem Sie die Sequenz fortsetzen.
  2. Klicken Sie auf E-Mail Platzhalter.
  3. Klicken Sie auf die Spalte Platzhalter, wenn die Liste leer ist. Sie wird automatisch mit %1 gefüllt. Sie können weitere Platzhalter hinzufügen, indem Sie auf die nächste Spalte klicken.
  4. Wählen Sie im Bereich Feld, mit welchem Inhalt der Platzhalter gefüllt werden soll.
  5. Sie können beliebig viele Platzhalter hinzufügen.
  6. Schließen Sie das Fenster, wenn Sie mit der Einrichtung von E-Mail-Platzhaltern und E-Mail-Vorlagen fertig sind.

Einrichtung des Genehmigungsworkflows

Im Contract Management besteht die Möglichkeit, Genehmigungsworkflows einzurichten, die sich aus den Schritten Prüfen und Bestätigen zusammensetzen. Diese Workflows stellen sicher, dass Verträge vor der finalen Freigabe sorgfältig überprüft und genehmigt werden. Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie Sie diese Genehmigungsworkflows konfigurieren und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können.

Folgen Sie diesen Schritten, um Genehmigungsworkflows einzurichten:

  1. Klicken Sie auf Start in der Checkliste, um einen Genehmigungsworkflow hinzuzufügen.
  2. Wählen Sie für Ihren Genehmigungsworkflow unter Code einen eindeutigen Code zur Erkennung, um welchen Genehmigungsflow es sich handelt.
  3. Sie können in der Spalte Beschreibung eine Beschreibung eingeben, um den Genehmigungsworkflow eindeutig zu identifizieren.
  4. Wählen Sie im Bereich Responsibility Type entweder One oder All aus.
  5. Durch Klicken auf die Zahl in der Spalte Nummer der berechtigten Personen öffnen Sie das Fenster für die Berechtigten Personen des jeweiligen Genehmigungsworkflows.
  6. Nutzen Sie das Drop-down-Menü, um eine Person aus den Core-Usern hinzuzufügen.
  7. Sie können entscheiden, ob die Person eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten soll, wenn ein Genehmigungsworkflow gestartet wurde.
  8. Wenn Sie mehr als eine Person hinzufügen, können Sie in der Spalte Sequenz eine Reihenfolge festlegen.
  9. Schließen Sie die Fenster, wenn Sie fertig sind.

Letzte Schritte

Im letzten Schritt nehmen Sie die relevanten Einstellungen vor, um das Contract Management zu aktivieren. Befolgen Sie dazu diese Schritte:

  1. Klicken Sie auf Tour starten in der Checkliste, um die Einrichtung der letzten Schritte zu initiieren.
  2. Sie werden zur Modulkonfiguration weitergeleitet, wo Sie eine Tour machen können, die Sie durch alle relevanten Schritte zur Einrichtung des Contract Management führt. Klicken Sie auf Tour machen, um die Modulsetup-Tour zu starten.
  3. Nachdem Sie die Tour abgeschlossen haben, machen Sie die Seite bearbeitbar und aktivieren Sie das Kästchen Modul aktivieren, um das Contract Management zu aktivieren.
  4. Herzlichen Glückwunsch! Das Contract Management ist jetzt aktiviert und bereit zur Nutzung.

Siehe auch: