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Automatisches Senden von Emails

Stand: 22.10.2025

Über das Business-Portal können E-Mails direkt aus dem System heraus versendet werden, beispielsweise zur Bestätigung von Benutzeraktionen, zur Benachrichtigung über Bestellungen oder zur Kommunikation systembezogener Informationen. Für die verschiedenen Anwendungsfälle können Sie E-mail Vorlagen individuell erstellen. Dazu zählen unter anderem E-Mail-Bestätigungen, Authentifizierungsnachrichten, Löschbestätigungen, Willkommensnachrichten, Passwort-Zurücksetzen sowie Bestell- und Anfragebenachrichtigungen.

Allgemeine Benachrichtigungen

Im Modul Setup können Konfigurationen vorgenommen werden, die den Versand von E-Mails zur Bestätigung von Registrierungen, zur Information über Systemereignisse oder zur Bereitstellung von Statusmeldungen ermöglichen. Die Inhalte dieser Benachrichtigungen werden über entsprechende E-Mail-Vorlagen gesteuert. Diese Vorlagen müssen individuell eingerichtet und über definierte Template Codes angebunden werden.

Hier finden Sie eine ausführliche Beschreibung zur Erstellung von Email-Vorlagen

Info

Email Versand über die Aufgabenwarteschlange Business Portals-SENT_EMAILS

Die Nutzung der Aufgabenwarteschlange für den E-Mail-Versand im Business Portals wird empfohlen, um eine bessere Nachvollziehbarkeit und Kontrolle über gesendete Nachrichten zu gewährleisten. Alle E-Mails, die über die Warteschlange versendet werden, werden protokolliert inklusive solcher, die aufgrund technischer Probleme nicht erfolgreich zugestellt werden konnten.

So wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und der Versandprozess transparent bleibt.

Email Benachrichtigung Siehe
Registrierung Email Benachrichtiungung bei neuer Registrierung
Bestätigung Email Benachrichtigung zur Bestätigung
Willkommen Email Benachrichtigung Willkommen
Authentifizierung Email Benachrichtigung Authentifizierung
Passwort zurücksetzen Email Benachrichtigung Passwort zurücksetzten
Benutzer Löschanfrage Email Benachrichtigung Löschanfrage
Benutzer Löschen Email Benachrichtigung Benutzer Löschen
Benutzer Löschen durch Inaktivität Email Benachrichtung Benutzer Löschen durch Inaktivität
Bestellung Email Benachrichtigung Bestellung
Anfrage Email Benachrichtigung Anfrage

Email Benachrichtigung Registrierung

Um eine E-Mail-Benachrichtigung zur Registrierung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Wählen Sie ein Email Konto aus, über das die Emails verwendet werden sollen.
  5. Um eine Email an Extern zu versenden, wenn sich ein Kunde in Ihrem Portal registriert, verwenden Sie Signup Template Code.
  6. Um eine Email an Intern zu versenden, wenn sich ein Kunde in Ihrem Portal registriert, verwenden Sie Signup Notification Template Code.
  7. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  8. Wählen Sie einen Code und eine passende Beschreibung aus. Als Source Table nutzen wir in diesem Fall User.
  9. Navigieren Sie zurück zur Module Setup.
  10. Wählen Sie nun den zuvor erstellte Email Vorlage aus.

Email Benachrichtigung Bestätigung

Um eine E-Mail-Bestätigung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Wählen Sie einen Email Konto aus, über das die Emails verwendet werden sollen.
  5. Um eine Bestätigungs Email an einen Benutzer zu versenden, wenn sich ein Kunde in Ihrem Portal registriert, verwenden Sie Email Confirmation - Template Code.
  6. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  7. Wählen Sie einen Code und eine passende Beschreibung. Als Source Table nutzen wir in diesem Fall User.
  8. Navigieren Sie zurück zur Module Setup.
  9. Wählen Sie nun den zuvor erstellte Email Vorlage aus.

Email Benachrichtigung Willkommen

Um eine E-Mail-Benachrichtigung zur Begrüßung neuer Benutzer einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Wählen Sie einen Email Konto aus, über das die Emails verwendet werden sollen.
  5. Um eine Willkommens Email an einen Benutzer zu versenden, wenn die Email Bestätigt wurde, verwenden Sie Welcome Template Code.
  6. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  7. Wählen Sie einen Code und eine passende Beschreibung. Als Source Table nutzen wir in diesem Fall User.
  8. Navigieren Sie zurück zur Module Setup.
  9. Wählen Sie nun den zuvor erstellte Email Vorlage aus.

Email Benachrichtigung Authentifizierung

Um eine E-Mail-Benachrichtigung zur Authentifizierung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Wählen Sie einen Email Konto aus, über das die Emails verwendet werden sollen.
  5. Um eine Authentifizierungs Email an einen Benutzer zu versenden, der seine Identität bestätigen soll, verwenden Sie Email Authentication - Template.
  6. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  7. Wählen Sie einen Code und eine passende Beschreibung. Als Source Table nutzen wir in diesem Fall User.
  8. Navigieren Sie zurück zur Module Setup.
  9. Wählen Sie nun den zuvor erstellte Email Vorlage aus.

Email Benachrichtigung Passwort zurücksetzen

Um eine E-Mail-Benachrichtigung zum Zurücksetzen des Passworts einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Wählen Sie einen Email Konto aus, über das die Emails verwendet werden sollen.
  5. Um ein Passwort zurücksetzen Email Benachrichtigung an einen Benutzer zu versenden, falls der Benutzer das Passwort vergessen hat, verwenden Sie Passwort Reset Template Code.
  6. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  7. Wählen Sie einen Code und eine passende Beschreibung. Als Source Table nutzen wir in diesem Fall User.
  8. Navigieren Sie zurück zur Module Setup.
  9. Wählen Sie nun den zuvor erstellte Email Vorlage aus.

Email Benachrichtigung Löschanfrage

Um eine E-Mail-Benachrichtigung für eine Löschanfrage einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Wählen Sie einen Email Konto aus, über das die Emails verwendet werden sollen.
  5. Um eine bestätigte Löschanfrage an einen Benutzer zu versenden, verwenden Sie Requested User Deletion Confirmation - Template Code.
  6. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  7. Wählen Sie einen Code und eine passende Beschreibung. Als Source Table nutzen wir in diesem Fall User.
  8. Navigieren Sie zurück zur Module Setup.
  9. Wählen Sie nun den zuvor erstellte Email Vorlage aus.

Email Benachrichtigung Benutzer Löschung

Um eine E-Mail-Benachrichtigung zur Löschung eines Benutzers einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Wählen Sie einen Email Konto aus, über das die Emails verwendet werden sollen.
  5. Um eine Email an einen Benutzer zu versenden, wenn dieser definitiv gelöscht wurde, verwenden Sie Email template code for deletion.
  6. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  7. Wählen Sie einen Code und eine passende Beschreibung. Als Source Table nutzen wir in diesem Fall User.
  8. Navigieren Sie zurück zur Module Setup.
  9. Wählen Sie nun den zuvor erstellte Email Vorlage aus.

Email Benachrichtigung Löschung durch Inaktivität

Um eine E-Mail-Benachrichtigung zur Löschung aufgrund von Inaktivität einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Wählen Sie einen Email Konto aus, über das die Emails verwendet werden sollen.
  5. Um eine Löschungs Email wegen Inaktivität an einen Benutzer zu versenden, verwenden Sie Deletion Announcement Template.
  6. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  7. Wählen Sie einen Code und eine passende Beschreibung. Als Source Table nutzen wir in diesem Fall User.
  8. Navigieren Sie zurück zur Module Setup.
  9. Wählen Sie nun den zuvor erstellte Email Vorlage aus.

Email Benachrichtigungen für Bestellungen und Anfragen

Im Dataset können Konfigurationen vorgenommen werden, die den automatisierten Versand von E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Bestellungen und Anfragen ermöglichen. Dabei wird festgelegt, welches E-Mail-Konto verwendet wird und welche Vorlagen für die jeweiligen Benachrichtigungstypen zum Einsatz kommen. Die Inhalte der E-Mails werden über individuell eingerichtete Vorlagen gesteuert, die über definierte Template-Codes angebunden werden.

Email Benachrichtigung für Bestellungen

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  5. Öffnen Sie das Dataset Ihres Portals über das Rollencenter, indem Sie auf Portal Setup klicken.
  6. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail configuration Order & Request notifications
  7. Um eine Email an den Kunden zu versenden, wenn er in Ihrem Portal bestellt, verwenden Sie Email Order Template Code.
  8. Um eine Email Benachrichtigung an interne Empfänger zu versenden, wenn ein Kunde in Ihrem Portal bestellt, verwenden Sie Email Order Notification Code.
  9. Sie können eine Email Vorlage auswählen, indem Sie das Dropdown Menü verwenden.

Email Benachrichtigung für Anfragen

  1. Öffnen Sie das Business Portals Module Setup.
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail Konfiguration - Allgemeine Benachrichtungen.
  3. Aktivieren Sie die Aktion E-Mail-Versand über Warteschlange. Wenn Sie diese Aktion aktivieren, dann muss die entsprechende Aufgabenwarteschlage Business Portals-SENT_EMAILS gestartet werden bzw. laufen.
  4. Erstellen Sie eine neue Vorlage durch Suchen nach Business Portals - Email Templates.
  5. Öffnen Sie das Dataset Ihres Portals über das Rollencenter, indem Sie auf Portal Setup klicken.
  6. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail configuration Order & Request notifications
  7. Um eine Email an den Kunden zu versenden, wenn er in Ihrem Portal eine Anfrage stellt, verwenden Sie Email Request Template Code.
  8. Um eine Email Benachrichtigung an interne Empfänger zu versenden, wenn ein Kunde in Ihrem Portal eine Anfrage stellt, verwenden Sie Email Request Notification Code.
  9. Sie können eine Email Vorlage auswählen, indem Sie das Dropdown Menü verwenden.

Siehe auch