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E-Mail-Vorlagen einrichten

Business Portale nutzen E-Mails in verschiedenen Szenarien, einschließlich der Bestätigung der Benutzerregistrierung, der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), der Bestellbestätigungen und mehr. Die Plattform ermöglicht das Erstellen benutzerdefinierter E-Mail-Vorlagen, die eine dynamische Integration mit Daten ermöglichen, wie beispielsweise die Einbindung des Benutzernamens in bestellbezogene Kommunikation. Zusätzlich unterstützt diese Funktion mehrsprachige Möglichkeiten, sodass E-Mails in der bevorzugten Sprache des Benutzers gesendet werden können.

Erstellen einer neuen E-Mail-Vorlage

Diese Schritte sind zu befolgen, um die Basisdaten der E-Mail-Vorlage zu erstellen und sie im gesamten Business Portal verfügbar zu machen, wo immer die E-Mail-Vorlage genutzt wird.
Um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Klicken Sie im Business Portals-Rollencenter auf Portal Setup in der Ribbon-Leiste.
  2. Navigieren Sie zu E-Mail-Vorlagen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen.
  4. Füllen Sie das Feld Code mit einem einzigartigen Code für die E-Mail-Vorlage aus.
  5. Das Beschreibungsfeld kann mit einer kurzen Beschreibung der E-Mail-Vorlage ausgefüllt werden. Dieses Feld ist nur für den Business Central-Benutzer sichtbar.

Hinzufügen des Vorlageninhalts

Der Inhalt der E-Mail-Vorlage muss dann bereitgestellt werden. Dieser Inhalt wird vom System genutzt und an den entsprechenden Benutzer gesendet.
Um den Vorlageninhalt hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Klicken Sie im Abschnitt Zeilen auf das Feld Sprachcode, um die Sprache für die E-Mail-Vorlage auszuwählen. Alle konfigurierten Sprachen stehen im Dropdown-Menü zur Verfügung.
  2. Füllen Sie das Feld Betreff mit dem Betreff der E-Mail aus.
  3. Der Textkörper der E-Mail-Vorlage muss außerhalb von Business Central erstellt werden, indem ein HTML-Dokument generiert wird. Dieser Ansatz ermöglicht die Nutzung von vollständigem HTML-Format innerhalb der E-Mail, was eine breitere Palette von Formatierungsoptionen wie Kursivschrift, Fettdruck, Unterstreichung, Bilder und mehr erlaubt.
  4. Nachdem der HTML-Text vorbereitet wurde, klicken Sie auf Importieren, um ein Pop-up-Fenster zu öffnen. Dort können Sie entweder auf klicken, um einen Datei-Explorer zu öffnen und die gewünschte Datei auszuwählen, oder die HTML-Datei direkt in das Pop-up-Fenster ziehen und ablegen.
  5. Nach dem Hochladen der HTML-Datei wird das Feld Vorlage importiert automatisch markiert.

Tipp

Es wird dringend empfohlen, für jede konfigurierte Sprache eine E-Mail-Vorlage zu erstellen. So wird sichergestellt, dass der Benutzer die E-Mail in seiner bevorzugten Sprache erhält, wenn er diese auswählt.

Exportieren einer E-Mail-Vorlage

Die E-Mail-Vorlage kann auch exportiert werden, um ihre Inhalte einfach zu überprüfen oder eine bestehende Vorlage zu modifizieren, ohne eine völlig neue zu erstellen.

Verwendung von Platzhaltern

Platzhalter können innerhalb der E-Mail-Vorlage verwendet werden, um dynamisch Daten einzufügen, wie z.B. den Benutzernamen, die Bestellnummer oder andere relevante Informationen. Diese Platzhalter werden durch die tatsächlichen Daten ersetzt, wenn die E-Mail an den Benutzer gesendet wird.
Um Platzhalter zu verwenden, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Wählen Sie eine Quelltabelle aus.
  2. Klicken Sie auf die Aktion E-Mail-Platzhalter, um die Platzhalterliste zu öffnen.
  3. Der Platzhaltertext wird automatisch generiert, wie z. B. %1, %2, %3 usw. Diese Platzhalter können in den Inhalt der E-Mail-Vorlage kopiert und eingefügt werden.
  4. Wählen Sie einen Feldnamen mit der Lookup-Funktion aus, der durch die tatsächlichen Daten ersetzt wird, wenn die E-Mail gesendet wird.

Beispiel

Zum Beispiel, wenn die E-Mail-Vorlage für eine Benutzerregistrierungsbestätigung ist, kann der Platzhalter %1 verwendet werden, um den Benutzernamen einzufügen. Wenn die E-Mail gesendet wird, wird der Platzhalter %1 durch den tatsächlichen Namen des Benutzers ersetzt. Dies kann erreicht werden, indem die Benutzer als Quelltabelle gewählt und in der Platzhalterliste für %1 der Feldname Benutzername ausgewählt wird. Dies stellt sicher, dass %1 in der E-Mail-Vorlage durch den tatsächlichen Benutzernamen ersetzt wird.