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Business Portals Modul Einrichtung

Die Portaleinrichtung bildet die Grundlage für die technische und funktionale Konfiguration des Business Portals. In diesem Bereich werden zentrale Parameter definiert, die für die Mandantenauswahl, E-Mail-Kommunikation, Sicherheit und allgemeine Portalverhalten relevant sind.

Einrichtung der Belegnummernserie

Die Belegnummernserie legt fest, wie automatisch fortlaufende Nummern für Vorgänge wie Bestellungen oder Anfragen im Portal vergeben werden. So wird sichergestellt, dass jeder Vorgang eindeutig identifiziert werden kann. Die Nummernserie kann in der Portaleinrichtung angepasst werden, damit sie zu den internen Abläufen Ihres Unternehmens passt.

Folgen Sie diesen Schritten um eine Belegnummernserie einzurichten:

  1. Starten Sie im Business Portals - Administrator Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung durch klicken auf Setup.
  3. Im Bereich Allgemein finden Sie die Konfiguration der Belegnummernserie.
  4. Über das Dropdown-Menü können Sie eine bereits vorhandene Belegnummernserie auswählen.
  5. Möchten Sie eine neue Serie erstellen, klicken Sie auf + Neu.
  6. Vergeben Sie einen eindeutigen Code sowie eine aussagekräftige Beschreibung.
  7. In der Spalte Startnr. legen Sie fest, mit welcher Nummer die Serie beginnen soll.
  8. Optional können Sie auch eine Endnummer definieren, um eine Belegnummernserie zu begrenzen.

URL Endpunkt

Gibt den Endpunkt an, also die externe Webadresse (URL), über die die Business‑Portals‑Website erreichbar ist. Diese URL wird verwendet, um das Portal aus Microsoft Dynamics 365 Business Central heraus zu öffnen.

App Registrierung

Im Bereich App‑Registrierung wird angezeigt, ob die App‑Registrierung korrekt konfiguriert wurde. Sie können in die App‑Registrierung abspringen, um die Ablaufdaten des Client Secrets oder Zertifikats einzusehen oder um zu prüfen, ob die Zustimmung erteilt wurde.

Info

Die Erneuerung der App‑Registrierung oder des Client Secrets funktioniert nur über die entsprechenden Aktionen in der Moduleinrichtung des jeweiligen Produkts.

Unternehmensauswahl

Die Unternehmensauswahl steuert, ob Portalbenutzer beim Anmelden ein Unternehmen auswählen können. Ist die Funktion aktiv, stehen je nach Konfiguration mehrere Unternehmen zur Auswahl. Zusätzlich kann festgelegt werden, welches Popup für die Anzeige verwendet wird und ob der Benutzer automatisch im zuletzt genutzten Unternehmen angemeldet wird.

Unternehmensauswahl Aktivieren

Ist die Funktion aktiv, kann der Webbenutzer beim Anmelden ein Unternehmen auswählen, sofern ihm in der Business‑Mapping‑Konfiguration mehr als ein Unternehmen zugeordnet ist.

Folgen Sie diesen Schritten, um die Unternehmensauswahl zu aktivieren:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Unternehmensauswahl.
  4. Aktivieren Sie den Regler bei Unternehmensauswahl aktivieren.

Letzter Unternehmens Login

Die Option Letzter Unternehmens‑Login steuert, ob Portalbenutzer nach der ersten Anmeldung automatisch im zuletzt verwendeten Unternehmen eingeloggt werden. Ist diese Funktion aktiv, wird die Unternehmensauswahl nur beim ersten Login angezeigt. Danach wird der Benutzer direkt in das zuletzt gewählte Unternehmen weitergeleitet.

Folgen Sie diesen Schritten, um den Letzten Unternehmens-Login zu aktivieren:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Unternehmensauswahl.
  4. Aktivieren Sie den Regler bei Letzter Unternehmens Login.

Unternehmens PopUp

Das Unternehmens‑Popup definiert, welches Popup zur Anzeige der Informationen in der Unternehmensauswahl verwendet wird.

Folgen Sie diesen Schritten, um das Unternehmenspopup zu aktivieren:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Unternehmensauswahl.
  4. Aktivieren Sie den Regler bei Unternehmens PopUp.

Einrichtung eines Unternehmens PopUp

Folgen Sie diesen Schritten, um ein Unternehmens‑Popup zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü bei Unternehmens-Popup.
  2. Klicken Sie auf + Neu, um ein neues Popup zu erstellen.
  3. Geben Sie im Feld Code einen aussagekräftigen Code ein.
  4. Wählen Sie bei Tabelle die 79. Diese Tabelle enthält die Unternehmensinformationen.
  5. Navigieren Sie zum Bereich Zeilen.
  6. Wählen Sie in der ersten Zeile im Feld Feld den Eintrag Name. In der Unternehmensauswahl wird dann der Name des Unternehmens angezeigt.
  7. Weitere Felder können nach Belieben hinzugefügt werden.
  8. Wenn Sie in der Liste nach rechts scrollen, stehen Ihnen weitere Anpassungen zur Verfügung, z. B. die Anzeige von Text in fett.

Beschriftungen der Unternehmensauswahl

Für die Unternehmensauswahl können verschiedene Beschreibungen definiert werden. Diese Beschreibungen ändern sich dynamisch je nach eingestellter Sprache des Benutzers.

Email Konfiguration

Im Bereich E‑Mail‑Konfiguration für allgemeine Benachrichtigungen können Sie E‑Mail‑Vorlagen hinterlegen, die bei bestimmten Aktionen, wie z. B. einer neuen Anmeldung in Ihrem Portal, automatisch eine E‑Mail versenden. Sie können außerdem festlegen, ob die E‑Mail über eine Aufgabenwarteschlange oder direkt versendet werden soll. Zusätzlich können Sie auswählen, über welches E‑Mail‑Konto die Benachrichtigungen versendet werden sollen.

Email Versand über Aufgabenwarteschlange

Die Option Email Queued Sending legt fest, ob E‑Mail‑Benachrichtigungen über die Aufgabenwarteschlange versendet werden. Ist die Funktion aktiv, nutzt das System die Aufgabenwarteschlange mit dem Parameter String SENT_EMAILS, um E‑Mails zu Ereignissen wie Passwortänderungen oder Benutzeraktionen im Business Portal automatisch zu versenden.

Folgen Sie diesen Schritten, um den Email Versand über die Aufgabenwarteschlange zu Aktivieren:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich E‑Mail-Konfiguration – Allgemeine Benachrichtigungen.
  4. Aktivieren Sie den Schieberegler bei E‑Mail-Warteschlangenversand.
  5. Im Feld Verzögerter E‑Mail-Versand können Sie festlegen, wie viel Zeit zwischen den versendeten E‑Mails liegen soll.
  6. Legen Sie fest, von welchem E‑Mail‑Konto die Benachrichtigungen versendet werden sollen. Dies definieren Sie im Feld E‑Mail‑Kontoname.

Info

Lesen Sie unter Automatisches Senden von Emails nach, welcher Template‑Code für das jeweilige Versandszenario verwendet wird und wie die E-Mail Vorlagen einzurichten sind.

Dokumenten Management System

Im Bereich DMS kann festgelegt werden, wie Dokumente im Portal verarbeitet werden. Zur Auswahl stehen Document Central, File und Custom. Je nach ausgewählter Option werden entweder die integrierten Funktionen von Document Central genutzt, Dateien direkt im Dateisystem gespeichert oder eine eigene Upload‑ und Download‑Logik über kundenspezifische Codeunits bereitgestellt.

File

Bei Auswahl der Option File werden Dokumente direkt im Dateisystem gespeichert oder aus diesem geladen.

Custom

Die Option Custom ermöglicht den Einsatz eigener Upload‑ und Download‑Codeunits. Dadurch lässt sich das Dokumentenmanagement flexibel an kundenspezifische Anforderungen oder externe DMS‑Systeme anpassen. Sowohl der Import als auch der Export von Dokumenten werden über die hinterlegten Codeunits ausgeführt.

Document Central

Diese Option nutzt die integrierte Dokumentenverwaltung von Document Central. Upload‑ und Download‑Prozesse werden automatisch über die Standardfunktionen des Moduls ausgeführt.

Business Portals Benutzer löschen durch Aufgabenwarteschlange

Die Einstellungen zur verzögerten Löschung bestimmen, wie Benutzerkonten im System xửgehandhabt werden, nachdem ein Löschkennzeichen gesetzt wurde. Über die entsprechenden Parameter lässt sich festlegen, wie lange ein Benutzer bestehen bleibt, bevor er entfernt wird. Die Aufgabenwarteschlangen mit dem Parameter String USER_EXPIRED und USER_DELETE übernehmen dabei den automatisierten Löschprozess.

Aufbewahrungszeitraum – verzögerte Löschung von Benutzern

Die Einstellungen zur verzögerten Löschung legen fest, nach welchem Zeitraum Benutzer gelöscht werden, die zuvor mit einem Löschkennzeichen versehen wurden. Die Dauer wird über eine Datumsformel gesteuert. Vor und nach der Löschung werden entsprechende Benachrichtigungen an den Benutzer versendet.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Verzögerung bei der Löschung eines Benutzers einzurichten:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Business Portals – Benutzerlösch‑Aufgabenwarteschlangeneintrag.
  4. Geben Sie ein Zeitformat bei Aufbewahrungszeitraum – verzögerte Löschung von Benutzern ein, das definiert, wie lange ein Benutzer für die verzögerte Löschung markiert ist.
    Ein Beispiel für ein Zeitformat ist 5D (für 5 Tage).

Info

Diese Datumsformel definiert, wie lange der Benutzer nach seinem letzten Login im Portal aufbewahrt wird, bevor er zur Löschung markiert wird. Hier muss ein Minus‑Wert, z. B. –6M (–6 Monate), angegeben werden, da die letzte Aktivität des Benutzers in der Vergangenheit liegt.

Fristablauf – verzögerte Löschung von Benutzern

Die Einstellung Frist für verzögerte Löschung legt fest, wie viel Zeit nach dem Setzen eines Löschkennzeichens verstreichen muss, bevor ein Benutzer endgültig gelöscht wird. Die Löschung erfolgt automatisch, sobald die festgelegte Frist abgelaufen ist.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Frist für die verzögerte Löschung einzurichten:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Business Portals – Benutzerlösch‑Aufgabenwarteschlangeneintrag.
  4. Geben Sie bei Fristablauf – verzögerte Löschung von Benutzern ein Zeitformat ein, das den Zeitraum bis zur endgültigen Löschung vorgibt. Ein Beispiel für ein Zeitformat ist 5D (für 5 Tage).

Passwortrichtlinie

Ein Passwort‑Regulärer Ausdruck (RegEx) definiert Regeln, die ein Passwort erfüllen muss. Über dieses Muster wird geprüft, ob ein Passwort bestimmte Anforderungen wie Mindestlänge, Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen enthält.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Passwortrichtlinie über einen RegEx einzurichten:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin-Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Passwortrichtlinie.
  4. Die RegEx‑Formel können Sie im Feld neben Passwort‑Regulärer Ausdruck eintragen.

Info

Eine Standard‑RegEx‑Formel, die mit der Standardkonfiguration eingefügt wird, ist: ^(?=.[A-Za-z])(?=.\d)(?=.[@\(!%*#?+_-])[A-Za-z\d@\)!%#?+_-]{6,}$

Einrichtung der Passwortrichtlinie

Die Passwortrichtlinie legt fest, welche Anforderungen ein Passwort erfüllen muss, um die Sicherheit im Portal zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise Mindestlänge, Komplexität (z. B. Groß-/Kleinschreibung, Zahlen, Sonderzeichen), Gültigkeitsdauer sowie Einschränkungen bei der Wiederverwendung bereits verwendeter Passwörter.

Folgen Sie diesen Schritten um eine Passwortrichtlinie einzurichten:

  1. Starten Sie im Business Portals - Administrator-Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung durch Klicken auf Setup.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Passwortrichtlinie.
  4. Hier können Sie die Passwort-Validierungsregel festlegen.
  5. In diesem Bereich können Sie ebenfalls Meldungen konfigurieren, wenn ein Benutzer die Passwortrichtlinien nicht erfüllt.

Beschriftungen - Standart Importieren

Folgen Sie diesen Schritten, um Standardbeschriftungen zu importieren:

  1. Öffnen Sie Ihr Dataset über die Globale Suche oder über Portal Setup und anschließend Datasets.
  2. Klicken Sie auf den Namen Ihres Datasets, um es zu öffnen.
  3. Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen.
  4. Führen Sie die Aktion Aus Standard‑Dataset füllen aus.
  5. Die Beschriftungen werden nun mit den Standardbeschriftungen gefüllt.

Authentifizierung

Die Authentifizierung stellt sicher, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf das Portal erhalten. Dabei wird die Identität des Benutzers geprüft, bevor Funktionen oder Daten freigegeben werden.

Wichtig

Für die Multifaktorauthentifizierung muss eine E‑Mail‑Vorlage eingerichtet werden, die den Platzhalter %Customer1% enthält. Dieser Platzhalter wird in der E‑Mail automatisch mit dem Authentifizierungscode gefüllt.

Multi‑Faktor‑Authentifizierung (mit Gerätespeicherung)

Bei aktivierter Multi‑Faktor‑Authentifizierung muss der Webbenutzer zusätzlich zum Passwort ein automatisch generiertes Einmalpasswort eingeben, das beim Login per E‑Mail zugesendet wird. Das Gerät kann vom Benutzer gespeichert werden, sodass die Authentifizierung nicht bei jedem neuen Login erneut abgefragt wird.

Folgen Sie diesen Schritten, um die Multi‑Faktor‑Authentifizierung zu aktivieren:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Authentifizierung.
  4. Aktivieren Sie die Multi‑Faktor‑Authentifizierung mithilfe des Schiebereglers.

Multi‑Faktor‑Authentifizierung ohne Gerätespeicherung

Diese Einstellung legt fest, ob die Multi‑Faktor‑Authentifizierung ohne Gerätespeicherung verwendet wird. Ist die Option aktiv, wird das Gerät des Benutzers nicht gespeichert. Dadurch muss das beim Login generierte und per E‑Mail zugesendete Einmalpasswort bei jedem Login erneut eingegeben werden.

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Authentifizierung.
  4. Aktivieren Sie die Multi‑Faktor‑Authentifizierung ohne Gerätespeicherung mithilfe des Schiebereglers.

App Einstellungen

In den App‑Einstellungen können grundlegende Darstellungs‑ und Begrüßungsoptionen für das Portal konfiguriert werden. Dazu gehört das Aktivieren der App‑Ansicht, die Ausrichtung des Portal‑Logos sowie die Definition von Begrüßungsnachrichten für verschiedene Tageszeiten. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob der Benutzername automatisch in die Begrüßung eingefügt werden soll.

Appansicht

Folgen Sie diesen Schritten, um die Appansicht zu aktivieren:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich App Einstellungen.
  4. Aktivieren Sie Appansicht aktivieren mithilfe des Schiebereglers.

Logo Positionierung

Folgen Sie diesen Schritten, um das Logo in der Appansicht an eine bestimmte Position zu verschieben:

  1. Starten Sie im Business Portals Admin‑Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Moduleinrichtung, indem Sie auf Setup klicken.
  3. Navigieren Sie zum Bereich App-Einstellungen.
  4. Wählen Sie neben Portal-Logo-Positionierung die gewünschte Position über das Dropdown-Menü aus.

Willkommensnachricht

Für Guten Morgen, Guten Nachmittag und Guten Abend kann jeweils eine eigene Beschriftung definiert werden, die in der App‑Ansicht angezeigt wird. Abhängig von der Tageszeit wird automatisch die passende Begrüßung eingeblendet. Zusätzlich kann der Benutzername automatisch in die Begrüßung eingefügt werden, wenn die entsprechende Option aktiviert ist.

Siehe auch