Ticketsystem einrichten
Business Portals bietet ein vollständig integriertes Ticket-System, das externen Benutzern – ob im Web oder mobil – ermöglicht, nahtlos über alle verwandten oder nicht verwandten Themen zu kommunizieren. Dieser optimierte Kommunikationskanal verbessert die Zusammenarbeit, steigert die Reaktionsfähigkeit und sorgt für ein effizienteres Support-Erlebnis an allen Kontaktpunkten.
Ticketsystem-Einrichtung konfigurieren
Die Konfigurationseinstellungen sind in verschiedene Abschnitte unterteilt, die jeweils spezifische Teile abdecken, die für die Einrichtung des Ticket-Systems erforderlich sind. Diese Struktur erleichtert die Navigation und Verwaltung der gesamten Konfiguration.
Zugriff auf die Ticketsystem-Einrichtung
Die Konfiguration des Ticket-Systems ist zentral auf der Ticket-Einrichtungs-Seite.
Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie auf die Ticket-Einrichtungs-Seite für Business Portals zugreifen.
- Navigieren Sie im Business Portals - Rollen-Center über Portal-Einrichtung in der Menüleiste.
- Wählen Sie Ticket-Einrichtung.
- Die Ticket-Einrichtungs-Seite wird geöffnet, diese Seite enthält die Konfigurationen des Ticket-Systems.
Popups
Popups bieten zusätzliche Informationen, die so konfiguriert werden können, dass sie basierend auf dem betreffenden Ticket angezeigt werden. Diese Funktion ermöglicht es Administratoren, relevante Informationen für Benutzer eines bestimmten Tickets anzuzeigen. Dieser Abschnitt erklärt, wie das Ticket-Popup in Business Portals konfiguriert wird.
- Im Abschnitt Popups des Hauptbereichs Ticket-Einrichtung verwenden Sie das Dropdown-Menü.
- Klicken Sie auf Neu, um ein neues Popup zu erstellen.
- Geben Sie einen eindeutigen Popup-Code ein.
- Verwenden Sie im Feld Überschrift die Drilldown-Schaltfläche, um eine neue Überschrift auszuwählen oder zu erstellen.
- Füllen Sie das Feld Tabellennr. mit 5492838 oder der SIM_DPS Ticket-Tabelle.
- Wählen Sie im Abschnitt Zeilen aus, welches Feld angezeigt werden soll, und konfigurieren Sie es nach Bedarf.
Upload-Dateigröße Limit
Die maximale Dateigröße für den Upload kann konfiguriert werden, um die Größe der im System gespeicherten Dateien zu steuern. Das Festlegen eines angemessenen Limits hilft, die Speichernutzung zu verwalten und eine optimale Systemleistung sicherzustellen. Dieser Abschnitt bietet Anleitungen zur Konfiguration des Upload-Dateigrößenlimits in Business Portals.
- Im Abschnitt Upload-Einstellungen des Hauptbereichs Ticket-Einrichtung.
- Geben Sie eine Größenangabe in MB ein, um die maximal zulässige Größe der Datei pro Upload festzulegen.
Tip
Es wird empfohlen, ein angemessenes Dateigrößenlimit festzulegen, das die Systemleistung und die Benutzererfahrung ausbalanciert. Das Limit sollte nicht übermäßig groß sein, um eine optimale Speicherverwaltung und Leistung sicherzustellen, und nicht zu klein, um zu vermeiden, dass Benutzer daran gehindert werden, notwendige Dateien hochzuladen. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung des Limits die typischen Dateitypen, die hochgeladen werden, wie Screenshots, PDF-Dokumente oder Videos, je nach den Bedürfnissen und Nutzungsszenarien Ihrer Organisation.
Mobile App-Einstellungen
Die Einstellungen der mobilen App bieten Anpassungsoptionen zur Anpassung des Erscheinungsbilds des Ticket-Chatbereichs. Dazu gehört die Konfiguration des Textthemas (hell oder dunkel) und die Anpassung der Farben der Chatblasen, um den Vorlieben Ihrer Organisation zu entsprechen. Standardmäßig wird die Farbe automatisch auf die Standard-Hauptthemenfarbe eingestellt. Dieser Abschnitt erklärt, wie die verfügbaren Einstellungen der mobilen App in Business Portals konfiguriert werden.
Ausgehend
Die Registerkarte Ausgehend steuert die Konfiguration der ausgehenden Nachrichten, die vom Benutzer verfasst werden.
Chatblasenfarbe
Das Feld Chatblasenfarbe kann mit einem Hex-Farbcode gefüllt werden, wie #e0f542, was eine gelbe Farbe für die Chatblase ergibt.
- Navigieren Sie im Business Portals – Rollen-Center über Portal-Einrichtung in der Menüleiste.
- Wählen Sie Ticket-Einrichtung.
- Navigieren Sie zu Mobile App Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Fügen Sie in das Feld Chatblasenfarbe einen Hex-Farbcode ein.
- Die Chatblase wird nun die im Hex-Farbcode definierte Farbe verwenden.
Info
Bitte beachten Sie, dass sich die Textfarbe nicht automatisch an die eingestellte Chatblasenfarbe anpasst. Je nach Hintergrundfarbe der Chatblase muss die Textfarbe daher manuell auf hell oder dunkel eingestellt werden, um eine gute Lesbarkeit sicherzustellen.
Dunkler Text
Die Standardtextfarbe in der Chatblase ist hell. Durch das Aktivieren der Option Dunkler Text wird die Textfarbe entsprechend umgestellt.
- Navigieren Sie im Business Portals – Rollen-Center über Portal-Einrichtung in der Menüleiste.
- Wählen Sie Ticket-Einrichtung.
- Navigieren Sie zu Mobile App Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Aktivieren Sie den Schieberegler bei Dunkler Text.
- Die Textfarbe wird in der Chatblase nun schwarz angezeigt.
Eingehend
Die Registerkarte Eingehend steuert die Konfiguration der eingehenden Nachrichten, die Benutzer von anderen Benutzern erhalten. Dieser Abschnitt erklärt, wie die Einstellungen für eingehende Nachrichten in Business Portals konfiguriert werden.
Chatblasenfarbe
Das Feld Chatblasenfarbe kann mit einem Hex-Farbcode gefüllt werden, wie #e0f542, was eine gelbe Farbe für die Chatblase ergibt.
- Navigieren Sie im Business Portals – Rollen-Center über Portal-Einrichtung in der Menüleiste.
- Wählen Sie Ticket-Einrichtung.
- Navigieren Sie zu Mobile App Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Fügen Sie in das Feld Chatblasenfarbe einen Hex-Farbcode ein.
- Die Chatblase wird nun die im Hex-Farbcode definierte Farbe verwenden.
Info
Bitte beachten Sie, dass sich die Textfarbe nicht automatisch an die eingestellte Chatblasenfarbe anpasst. Je nach Hintergrundfarbe der Chatblase muss die Textfarbe daher manuell auf hell oder dunkel eingestellt werden, um eine gute Lesbarkeit sicherzustellen.
Heller Text
Die Standardtextfarbe in der Chatblase ist dunkel. Durch das Aktivieren der Option Heller Text wird die Textfarbe entsprechend umgestellt.
- Navigieren Sie im Business Portals – Rollen-Center über Portal-Einrichtung in der Menüleiste.
- Wählen Sie Ticket-Einrichtung.
- Navigieren Sie zu Mobile App Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Aktivieren Sie den Schieberegler bei Heller Text.
- Die Textfarbe wird in der Chatblase nun weiß angezeigt.
E-Mail-Benachrichtigungen
Das Ticket-System umfasst eine integrierte E-Mail-Benachrichtigungsfunktion. Benachrichtigungen können basierend auf bestimmten Ereignissen ausgelöst werden, z. B. wenn ein neues Ticket erstellt wird, ein Teilnehmer hinzugefügt wird oder der Status eines Tickets geändert wird. E-Mail-Benachrichtigungen sind für Webbenutzer, mobile Benutzer und Business Portals – Business Central-Administratoren verfügbar. Dieser Abschnitt erklärt, wie die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen in Business Portals konfiguriert werden.
Schieberegler für E-Mail-Benachrichtigungen
Der Schalter neben jedem Ereignisnamen bestimmt, ob eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird, wenn das betreffende Ereignis eintritt. Wenn der Schalter aktiviert ist, wird eine E-Mail mit der ausgewählten Vorlage an die relevanten Teilnehmer für dieses Ereignis gesendet. Wenn der Schalter deaktiviert ist, wird keine E-Mail-Benachrichtigung gesendet.
Vorlage
Die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion verwendet ein vollständig vorlagenbasiertes Format, das es Ihnen ermöglicht, den Inhalt und die Struktur der Benachrichtigungs-E-Mails anzupassen. Es unterstützt auch mehrere Sprachkonfigurationen, sodass E-Mails basierend auf der ausgewählten Sprache jedes Benutzers zugestellt werden können. Dieser Abschnitt bietet Anleitungen zur Konfiguration und Verwaltung von E-Mail-Vorlagen in Business Portals. Um die E-Mail-Vorlagen schnell zu konfigurieren, verwenden Sie die Aktion Fill Default E-Mail Template im Dropdown-Menü Actions in der Aktionsleiste. Dadurch können die Business Portals automatisch einen Satz häufig verwendeter E-Mail-Vorlagen generieren. Dies kann auch als Basiskonfiguration für die Erstellung neuer E-Mail-Vorlagen verwendet werden.
Um die E-Mail-Vorlagen zu konfigurieren, folgen Sie diesen Schritten:
- Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage, die mit dem Ereignis verbunden ist.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Vorlage auszuwählen. Wenn das Ereignis für dieses verwandte Ereignis aktiviert ist, wird diese ausgewählte E-Mail-Vorlage automatisch verwendet.
Bestätigung der Ticketerstellung
Diese Option steuert, ob der Ticketersteller nach erfolgreicher Übermittlung des Tickets eine Bestätigungsbenachrichtigung erhält. Ist die Option aktiviert, wird automatisch eine Benachrichtigung versendet, sobald das Ticket erfolgreich im System angelegt wurde. Ist sie deaktiviert, erfolgt nach der Ticketerstellung keine zusätzliche Benachrichtigung.
Externes Ticket erstellt
Diese Option steuert, ob bei der Erstellung eines neuen Tickets eine Benachrichtigung an verantwortliche Benutzer in Business Portals bzw. Business Central gesendet wird. Die Benachrichtigung wird ausschließlich an Benutzer versendet, die einer Ticket‑Benutzergruppe zugeordnet sind und bei denen die Ticket‑Benachrichtigungen in den Benutzereinstellungen aktiviert sind. Benutzer ohne entsprechende Konfiguration oder mit deaktivierten Ticket‑Benachrichtigungen erhalten keine Benachrichtigung.
Neue Ticket‑Nachricht von Webbenutzer
Diese Option steuert, ob verantwortliche Benutzer in Business Portals bzw. Business Central benachrichtigt werden, sobald ein Webbenutzer eine neue Nachricht innerhalb eines Tickets verfasst. Die Benachrichtigung wird ausschließlich an Benutzer gesendet, die bereits einer Ticket‑Benutzergruppe zugeordnet sind. Ist sie deaktiviert, erhält der verantwortliche Benutzer keine Benachrichtigung über neue Nachrichten.
Neue Ticket-Nachricht
Diese Option steuert, ob Webbenutzer eine Benachrichtigung erhalten, sobald eine neue Nachricht zu einem Ticket hinzugefügt wird. Ist die Option aktiviert, wird der Webbenutzer automatisch informiert, wenn eine neue Nachricht innerhalb des Tickets vorliegt. Ist sie deaktiviert, erhält der Webbenutzer keine Benachrichtigung über neue Nachrichten.
Ticket‑Teilnehmer aktualisiert
Diese Option steuert, ob ein neu hinzugefügter Teilnehmer eine Benachrichtigung erhält, sobald er einem Ticket als Teilnehmer hinzugefügt wird. Ist die Option aktiviert, wird der Teilnehmer automatisch über seine Teilnahme am Ticket informiert. Ist sie deaktiviert, erfolgt keine Benachrichtigung beim Hinzufügen als Teilnehmer.
Ticketstatus aktualisiert
Diese Option steuert, ob der Webbenutzer eine Benachrichtigung erhält, sobald der Status eines Tickets aktualisiert wird. Ist die Option aktiviert, wird der Webbenutzer automatisch über jede Statusänderung seines Tickets informiert. Ist sie deaktiviert, erhält der Webbenutzer keine Benachrichtigung bei Statusänderungen.
Aktualisierung der Ticketpriorität
Diese Option legt fest, ob der Webbenutzer eine Benachrichtigung erhält, sobald die Priorität eines Tickets aktualisiert wird. Ist die Option aktiviert, wird der Webbenutzer automatisch über jede Änderung der Priorität seines Tickets informiert. Ist sie deaktiviert, erhält der Webbenutzer keine Benachrichtigung über Prioritätsänderungen.
Ticket‑Verantwortlicher zugewiesen
Diese Option steuert, ob neu zugewiesene verantwortliche Benutzer in Business Portals bzw. Business Central eine Benachrichtigung erhalten, sobald ihnen ein neues Ticket zugewiesen wird. Die Benachrichtigung wird ausschließlich an Benutzer gesendet, die bereits einer Ticket‑Benutzergruppe zugeordnet sind. Ist die Option deaktiviert, erfolgt keine Benachrichtigung bei der Zuweisung zu einem neuen Ticket.
App-Benachrichtigungen
Das Ticket-System umfasst eine integrierte App-Benachrichtigungsfunktion. Benachrichtigungen können basierend auf bestimmten Ereignissen, die im System auftreten, ausgelöst werden. App-Benachrichtigungen sind nur für externe Benutzer (Benutzer der mobilen App) verfügbar und gelten nicht für interne Benutzer, wie z. B. Business Portals – Business Central-Administratoren. Dieser Abschnitt erklärt, wie die App-Benachrichtigungseinstellungen in Business Portals konfiguriert werden.
Schieberegler für App-Benachrichtungen
Der Schieberegler neben jedem Ereignisnamen bestimmt, ob eine App-Benachrichtigung gesendet wird, wenn das betreffende Ereignis eintritt. Wenn der Schalter aktiviert ist, wird eine Benachrichtigung mit der ausgewählten Vorlage an die relevanten Teilnehmer für dieses Ereignis gesendet. Wenn der Schalter deaktiviert ist, wird keine App-Benachrichtigung gesendet.
Vorlage
Die App-Benachrichtigungsfunktion verwendet ein vollständig vorlagenbasiertes Format, das die Anpassung des Symbols, des Titels und des Nachrichtentexts ermöglicht. Benachrichtigungen können auch so konfiguriert werden, dass sie in der vom Benutzer ausgewählten Sprache angezeigt werden. Dieser Abschnitt bietet Anleitungen zur Erstellung und Verwaltung von App-Benachrichtigungsvorlagen in Business Portals.
Um die App-Benachrichtigungen zu konfigurieren, folgen Sie diesen Schritten:
- Erstellen Sie eine neue App-Benachrichtigung, die mit dem Ereignis verbunden ist.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Vorlage auszuwählen. Wenn das Ereignis für dieses verwandte Ereignis aktiviert ist, wird diese ausgewählte App-Benachrichtigungsvorlage automatisch verwendet.
Bestätigung der Ticketerstellung
Diese Option steuert, ob der Ticketersteller nach erfolgreicher Übermittlung des Tickets eine Bestätigungsbenachrichtigung erhält. Ist die Option aktiviert, wird automatisch eine Benachrichtigung versendet, sobald das Ticket erfolgreich im System angelegt wurde. Ist sie deaktiviert, erfolgt nach der Ticketerstellung keine zusätzliche Benachrichtigung.
Externes Ticket erstellt
Diese Option steuert, ob bei der Erstellung eines neuen Tickets eine Benachrichtigung an Benutzer in Business Portals bzw. Business Central gesendet wird. Die Benachrichtigung wird ausschließlich an Benutzer versendet, die einer Ticket‑Benutzergruppe zugeordnet sind und bei denen die Ticket‑Benachrichtigungen in den Benutzereinstellungen aktiviert sind. Benutzer ohne entsprechende Konfiguration oder mit deaktivierten Ticket‑Benachrichtigungen erhalten keine Benachrichtigung.
Neue Ticket‑Nachricht
Diese Option steuert, ob Webbenutzer eine Benachrichtigung erhalten, sobald eine neue Nachricht zu einem Ticket hinzugefügt wird. Ist die Option aktiviert, wird der Webbenutzer automatisch informiert, wenn eine neue Nachricht innerhalb des Tickets vorliegt. Ist sie deaktiviert, erhält der Webbenutzer keine Benachrichtigung über neue Nachrichten.
Ticket‑Teilnehmer aktualisiert
Diese Option steuert, ob ein neu hinzugefügter Teilnehmer eine Benachrichtigung erhält, sobald er einem Ticket als Teilnehmer hinzugefügt wird. Ist die Option aktiviert, wird der Teilnehmer automatisch über seine Teilnahme am Ticket informiert. Ist sie deaktiviert, erfolgt keine Benachrichtigung beim Hinzufügen als Teilnehmer.
Ticketstatus aktualisiert
Diese Option steuert, ob der Webbenutzer eine Benachrichtigung erhält, sobald der Status eines Tickets aktualisiert wird. Ist die Option aktiviert, wird der Webbenutzer automatisch über jede Statusänderung seines Tickets informiert. Ist sie deaktiviert, erhält der Webbenutzer keine Benachrichtigung bei Statusänderungen.
Dashboard
Der Dashboard-Bereich bietet Konfigurationsoptionen für die Hinweise, die in der mobilen App und im Webportal angezeigt werden. Diese Einstellungen ermöglichen es Ihnen, festzulegen, welche Ticketstatus im Dashboard angezeigt werden sollen. Dieser Abschnitt erklärt, wie die Dashboard-Hinweise in Business Portals konfiguriert werden.
Schieberegler für Dashboard-Einstellungen
Der Schieberegler bestimmt, ob ein bestimmter Ticketstatus angezeigt und in die Zählungen der Dashboard-Ansicht einbezogen wird. Dies ermöglicht es Ihnen, zu steuern, welche Status sichtbar sind und im Dashboard verfolgt werden.Der Schalter legt fest, ob ein bestimmter Ticketstatus angezeigt und in die Zählungen der Dashboard-Ansicht einbezogen wird. Auf diese Weise können Sie steuern, welche Status im Dashboard sichtbar sind und erfasst werden. Das Dashboard unterstützt ein dynamisches „Cue“-System. Anstatt auf feste Kategorien beschränkt zu sein, bietet das System vier konfigurierbare Slots (Cue 1, Cue 2, Cue 3 und Cue 4), die jedem beliebigen Status zugeordnet werden können.
Dashboard-Cues konfigurieren
Der dashboard-cues gibt an, welche Ticketstatuscodes im Dashboard angezeigt und gezählt werden, wie Neu, Wartend, Offen und Geschlossen. Dies stellt sicher, dass nur die relevanten Status im Dashboard verfolgt und sichtbar sind.
Info
Der Status muss erstellt werden, bevor er als Ticket-Hinweiscode im Dashboard zugewiesen wird. Die Werte die Ausgewählt werden können je nach konfiguration varriieren.